O Projeto Auckland

ANTECEDENTES

O Projeto Auckland é uma coleção única de atracções patrimoniais, galerias, jardins e parques. Criado como uma instituição de beneficência para a regeneração, utiliza a arte, o património e a cultura para promover mudanças a longo prazo na cidade de Bishop Auckland, situada no condado de Durham, no Reino Unido. Outrora uma próspera cidade mercantil que enfrentou as dificuldades do declínio económico, na sequência da queda da indústria mineira, pretende agora estabelecer-se como um próspero destino turístico patrimonial. A missão do projeto centra-se em proporcionar experiências envolventes que enriquecem as mentes, os corpos e os espíritos dos visitantes e da comunidade local, assegurando que a história cativante de Bishop Auckland ganha vida.

Com uma visão que coloca as pessoas no centro, o Projeto Auckland colabora estreitamente com a comunidade, esforçando-se por criar um futuro próspero onde abundam a esperança e as oportunidades. Através das suas atracções históricas, galerias, espaços naturais, ofertas culinárias, eventos vibrantes e alojamentos confortáveis, The Auckland Project mostra aos turistas a surpreendente e rica história de Bishop Auckland. O empenho da organização no envolvimento da comunidade e na preservação dos locais históricos, juntamente com os lucros gerados, abre caminho a um futuro melhor para a cidade, assegurando o seu renascimento e vitalidade sustentada.

Michele Armstrong está ativamente envolvida no sector do voluntariado desde 1993, e a sua paixão por este sector é inegável. Desde 2016, ocupa o cargo de Diretora de Voluntariado no The Auckland Project. Um destaque notável do seu mandato no The Auckland Project foi o seu destacamento de dois anos como Chefe do Casting de Voluntários para Kynren, um espetáculo noturno com um elenco de 1.000 pessoas. Apesar de não ser originária do Nordeste, Michele desenvolveu uma forte ligação a esta região e considera atualmente o condado de Durham a sua casa.

Antes de adotar uma solução de software de gestão de voluntários (VMS), o The Auckland Project utilizava predominantemente folhas de cálculo, correio eletrónico e formulários de candidatura em papel para gerir os seus voluntários. Michele introduziu o Volunteer Impact na sua organização em 2020 e reconhece que mudou a sua vida.

DESAFIOS

Antes da mudança para o Volunteer Impact, surgiram desafios importantes, incluindo o erro humano e a dependência de boatos, devido à utilização de rotas em papel, o que resultou no aparecimento de uma indústria caseira centrada na gestão dos horários dos voluntários. Michele explica: "baseávamo-nos na boa e velha folha de cálculo e nas informações dos voluntários que estavam armazenadas e marcadas num sistema de RH, o que tornava difícil a recuperação de dados. Além disso, o processo de extração envolvia uma folha de cálculo personalizada com tabelas dinâmicas, conhecida apenas por uma pessoa da organização." Esta configuração desajustada criou um cenário altamente dependente e ineficaz.

O momento decisivo que levou a organização a alterar as operações ocorreu quando os membros do pessoal começaram a atribuir a falta de fiabilidade dos voluntários a erros humanos; anteriormente, não tinham consciência de que eram os próprios processos existentes que não eram fiáveis. Esta constatação coincidiu com o período de confinamento devido à Covid, que constituiu uma oportunidade para explorar abordagens alternativas ao trabalho. "A pandemia reforçou a necessidade de gerir os voluntários de uma forma diferente, e a formação em linha tornou-se necessária", recorda Michele.

Principais pontos problemáticos:

• A gestão dos voluntários tornou-se um trabalho muito difícil
• As práticas e os sistemas em vigor criavam graves ineficiências
• Os dados estavam frequentemente sujeitos a erros
• O registo das horas de voluntariado carecia de governação

Quando Michele utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, esta revelou que ela, sozinha, iria poupar cerca de 1.180 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

VIAGEM

O processo de seleção de uma solução VMS envolveu pessoas-chave, incluindo Michele como Chefe dos Voluntários, o seu diretor e o Chefe de TI. Todos desempenharam um papel no processo de tomada de decisão e lembram-se de considerar e avaliar cerca de duas a três opções diferentes.

Para determinar o VMS mais adequado, a equipa seguiu uma série de passos:

1. Baseou-se em referências e opiniões de colegas.
2. Discutiram opções através de redes como o Heritage Volunteer Group e falaram com utilizadores locais do software.
3. Leu análises de software.
4. Utilizou os vários recursos no sítio Web da Better Impact para saber mais sobre o produto (vídeos de demonstração, tutoriais, etc.).
5. Inscreveu-se num teste de software de 30 dias oferecido pela Better Impact, que foi prolongado para garantir que o Projeto Auckland pudesse realizar a sua avaliação completa.

Após estes passos iniciais, a equipa tomou a decisão de selecionar a Volunteer Impact; especificamente, a Edição Standard que melhor se adequava às suas necessidades. Ao longo do tempo, o Projeto Auckland progrediu para a Enterprise Edition, à medida que as necessidades foram mudando, o que permitiu à equipa aproveitar capacidades adicionais para operar o seu programa.

Lições aprendidas

Ao refletir sobre o seu próprio processo de escolha de uma solução VMS, Michele recomendaria às organizações que embarcam na sua própria viagem VMS que se reunissem com utilizadores reais dos sistemas que estão a ser considerados pela sua organização, em vez de confiarem apenas nos materiais de venda ou nas demonstrações dos fornecedores de software. As organizações podem obter uma melhor compreensão do modo como o sistema é utilizado, na prática, conversando com outros utilizadores e aprendendo com eles. Este conhecimento pessoal pode oferecer uma visão benéfica sobre a eficácia do sistema e a sua adequação às suas necessidades específicas.

O conselho de Michele realça a importância de procurar ativamente experiências e opiniões do mundo real para orientar o processo de tomada de decisão.

O Projeto Auckland considera que os seus dados estão mais seguros com o Volunteer Impact. O software fornece medidas e protocolos de segurança robustos para salvaguardar as informações sensíveis dos voluntários e da organização. A organização confia na capacidade do sistema para proteger os seus dados, o que lhe permite concentrar-se nos seus objectivos principais sem se preocupar com potenciais violações de segurança.

Sentimentos finais

Para os colegas que possam ter receio de embarcar na viagem de procura de uma solução VMS, Michele oferece estas palavras de encorajamento: não são necessárias competências avançadas em TI.

Em vez disso, destaca a importância da utilização de competências de pensamento crítico e da construção a partir daí.

Abordar a liderança para obter apoio no início do processo e discutir os benefícios de uma solução VMS dedicada em vez de utilizar folhas de cálculo ou sistemas de RH/doadores pode ajudar a ultrapassar a resistência à mudança.

O impacto positivo na organização e nos voluntários incutirá um sentimento de orgulho no progresso alcançado através da adoção de um VMS dedicado.

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