Operação Bondade

ANTECEDENTES

Em 1976, um grupo de voluntários desenvolveu um plano para tornar realidade o seu sonho de construir um abrigo para animais que salvasse a vida dos animais sem abrigo. Assim nasceu a Operation Kindness (OPK), uma organização sem fins lucrativos de proteção dos animais em Carrollton, Texas.

Nos primeiros dias, a OPK operava a partir das casas dos voluntários; mas 45 anos depois, o abrigo cresceu para incluir um centro de adoção, um hospital de animais e oferecer vários programas: acolhimento para animais vulneráveis, informações para donos de animais de estimação, serviços veterinários a preços razoáveis para animais de estimação da vizinhança, um banco de alimentos para animais de estimação e oportunidades de voluntariado. Em 2020, a OPK comemorou a abertura da Ala Médica da Fundação Rees-Jones, que permitiu à organização fornecer cuidados médicos ainda melhores a 35% mais cães e gatos.

Embora a organização tenha evoluído ao longo dos anos, esse grupo apaixonado de amantes dos animais ainda adere à filosofia de que todo animal merece ser tratado com respeito e compaixão.

Aviana Goines é a Gestora de Voluntariado da Operation Kindness. Está envolvida com a organização há quase cinco anos, trabalhando em várias posições, desde adopções, admissão e acolhimento, e, a partir de janeiro de 2022, com o departamento de Voluntariado.

Kelly Furnas é a Diretora de Operações da Operation Kindness desde julho de 2021, após suas funções como Diretora de Operações e Serviços Voluntários nos últimos anos. Suas responsabilidades incluem o funcionamento diário do abrigo, incluindo médicos, operações e instalações. Ela está envolvida com a Operation Kindness desde 2015. Como COO, os seus objectivos incluem ajudar a organização a ter o maior impacto no salvamento de vidas no Norte do Texas, melhorar as competências da sua equipa e encontrar melhorias nos processos que lhes permitam salvar mais vidas.

O Software de Gestão de Voluntários (VMS) que a Operation Kindness estava a utilizar parecia um pouco ultrapassado quando Kelly se juntou à equipa, e ela sabia que era necessária uma mudança de software para a equipa.

DESAFIOS

Antes de se juntar à OPK como membro da equipa, Kelly foi voluntária na organização durante cinco anos e dirigiu o programa de formação de voluntários, o que lhe deu um conhecimento em primeira mão do VMS da organização. "Estava a utilizar o software como um membro não pertencente ao pessoal que estava a ajudar a integrar novos voluntários. Sentia que era muito frustrante para o gestor de voluntários que fazia parte da equipa na altura, e era muito complicado e desatualizado. Eu sabia que o que realmente precisávamos era de poder mudar do Volgistics para algo mais fácil de utilizar", recorda Kelly.

Quando utilizava o Volgistics, a OPK estava limitada ao número de administradores que podiam utilizar o software. "Não temos essa limitação com o Better Impact, o que nos permitiu distribuir o trabalho que fazemos", diz Kelly. Ela continua, "essa foi uma grande parte da razão pela qual eu quis fazer a mudança. Eu queria uma aplicação, queria ser capaz de atrair novos voluntários para o processo, tendo alguma tecnologia que fosse mais fácil de utilizar e queria um melhor apoio."

Uma das maiores preocupações de Kelly eram os desafios que uma mudança na tecnologia poderia ter para uma boa parte do seu grupo de voluntários (um público mais maduro). "As mudanças são muito difíceis, mas eu sabia que, em última análise, poderíamos ajudar a apoiar esse público, e um sistema melhor também traria um novo público de voluntários para nós", lembra Kelly.

Principais pontos problemáticos

• O sistema parecia desatualizado e a necessidade de um novo software foi imediata quando Kelly entrou para a equipa, e foi um ponto de discussão fundamental com o CEO durante o seu processo de contratação.
• Os recursos de mensagens de texto eram inexistentes. Embora o Volgistics tivesse uma opção de mensagens de texto, era muito difícil de usar.
• Mais importante ainda, os voluntários não podiam aceder eficazmente ao seu portal personalizado no seu telefone. Não havia nenhuma aplicação!
• Havia tanto tempo perdido.

Algo tinha de ser feito para agilizar os seus processos, melhorar a formação e a comunicação.

VIAGEM

Como Diretora dos Serviços de Voluntariado na altura, Kelly começou a procurar novas opções de VMS em outubro de 2019. Co-liderou a iniciativa com o Diretor de TI e fez dela um esforço de equipa ao longo do projeto, envolvendo várias partes interessadas.

Ela determinou as especificações desejadas para o sistema, discutindo com funcionários e voluntários. A partir daí, a sua equipa pesquisou cinco soluções diferentes. Receberam demonstrações das três principais empresas que pesquisaram e reduziram o leque de opções antes de tomarem a decisão de escolher a Volunteer Impact

Porquê a Volunteer Impact

Conforme explicado por Aviana Goines, algumas das caraterísticas favoritas do Volunteer Impact da OPK incluem:

1. O e-learning foi a razão número um da Kelly para escolher a Volunteer Impact! Com a sua experiência em formação, ela sabia da importância de melhorar o processo de formação de voluntários para o tornar o mais fácil possível. "Queria poder criar conteúdos de formação em linha disponíveis para os voluntários", afirma Kelly. Uma vez que a OPK tem apenas um Gestor de Voluntários, ter módulos de formação online disponíveis num sistema em vez de formação presencial é uma grande melhoria e uma poupança de tempo.
2. Aplicação para voluntários (disponível em telemóveis Apple e Android) para que os voluntários possam gerir o seu envolvimento. Podemos atrair novos voluntários com melhor tecnologia e melhor apoio. Os voluntários podem ver quais os turnos disponíveis e podem auto-programar-se, com base no seu nível de formação, em vez de terem de preencher inquéritos, enviar e-mails ou inscrever-se para os turnos.
3. Relatórios e comunicação com os voluntários fáceis de utilizar. Podemos agora enviar mensagens de correio eletrónico em massa para grupos de voluntários ou mensagens específicas para determinados grupos. Os voluntários podem assumir a liderança da sua experiência de voluntariado, obtendo relatórios para controlar as suas horas e horários, o que constitui um excelente recurso de gestão do tempo. O Volunteer Impact é tão fácil de utilizar - é mais fácil para os voluntários gerirem do que outros sistemas. A nossa base de voluntários é constituída por pessoas com idades compreendidas entre os 8 e os 9 anos e os 80 e os 90 anos e todos os grupos etários consideram o sistema facilmente navegável.

Alguns destaques adicionais:

• A utilização de "crachás" no software proporciona uma forma fácil de reconhecer os voluntários à medida que avançam no seu percurso com a OPK (reconhecimento dos anos de serviço, das horas prestadas e das qualificações obtidas, por exemplo, através da conclusão de módulos de formação de voluntários em linha no Volunteer Impact). Tudo isto é gerido pelo próprio sistema - não há mais folhas de cálculo ou sistemas complicados para navegar e um enorme impacto na gestão do tempo
• A integração dos voluntários é muito mais simples e sem descontinuidades. Enquanto a candidatura de um voluntário está a ser analisada, este pode iniciar a sua formação, o que acelera o processo.
• Os administradores têm a possibilidade de ver o aspeto do sistema do lado do voluntário - uma ferramenta muito útil que ajuda a resolver problemas de formação. Tudo isto com o mesmo início de sessão no portal, o que torna o sistema mais fácil de utilizar.

Implementação

Embora a seleção do VMS que melhor satisfaz as necessidades da sua equipa seja um marco que merece ser celebrado, o trabalho da sua equipa ainda não terminou. Em vez disso, começa um novo capítulo de implementação, em que as partes interessadas (pessoal e voluntários) têm de passar por uma fase de mudança. É importante ter um plano e apoio para tornar a transição mais suave.

Kelly sentiu que a formação e o apoio da Better Impact foram fundamentais para que a equipa da OPK implementasse com sucesso o novo software. "A Better Impact é uma organização global. Se eu tiver uma pergunta, posso entrar na funcionalidade de chat e normalmente alguém me responde em cerca de cinco minutos, por isso é muito bom!"

Lições aprendidas

É importante aprender com aqueles que percorreram o caminho antes de nós.

Da experiência de Kelly na escolha de um VMS, ela "encoraja-o vivamente a falar com diferentes empresas de software para poder comparar. Saiba o que é importante para si e tente ouvir isso nas apresentações que recebe. Se as suas necessidades forem claras, ouvirá de volta o que essa empresa pode fazer por si. Para nós, tornou-se muito claro que queríamos avançar com o software Volunteer Impact da Better Impact, sem qualquer dúvida."

Em termos de gestão da fase de implementação do software, Kelly sugere que "trabalhe rapidamente assim que descarregar os dados do antigo VMS. Encurte essa transição tanto quanto possível. Forneça o máximo de formação possível aos seus actuais voluntários. A mudança é difícil para muitos".

"A Volunteer Impact tem uma óptima estrutura para a formação de voluntários dentro do sistema. Pode personalizar as formações para diferentes voluntários e funções, como adicionar links do YouTube e peças do Canva para ajudar com diferentes grupos etários e capacidades de aprendizagem. Isto ajuda os voluntários a adquirir conhecimentos e a avançar no seu programa."

- Aviana Goines, Gestora de Voluntariado

RESULTADOS

A interação entre os funcionários da OPK e os voluntários melhorou muito com o Volunteer Impact. Os administradores utilizam o sistema para reconhecer facilmente aniversários e datas comemorativas e criar módulos de formação adicionais para ajudar na formação contínua dos voluntários. Com a melhoria significativa da formação dos voluntários, estes chegam às suas funções com mais conhecimentos e confiança para um bom desempenho. Estas mudanças ajudam a criar uma ligação entre os voluntários e o pessoal e o empenho dos voluntários no programa.

O programa Volunteer Impact melhorou a capacidade do departamento para registar e comunicar com precisão as horas completadas e as realizações dos voluntários. Isto permite ao departamento monitorizar o impacto dos seus voluntários e abordar áreas que possam carecer de envolvimento dos voluntários. Também permitiu que os departamentos tivessem mais "propriedade" dos voluntários que trabalham na sua área.

A mudança para o Volunteer Impact resultou numa maior satisfação com as ferramentas utilizadas para o trabalho, na eficiência da execução do trabalho e na capacidade de ser também mais eficaz na sua função.