IHC Nova Zelândia

ANTECEDENTES

A IHC foi fundada em 1949 por um grupo de pais que pretendiam igualdade de tratamento por parte dos sistemas de educação e de saúde para os seus filhos com deficiência mental. Fizeram pressão para que fossem criados serviços de apoio baseados na comunidade para os seus filhos, como alternativa às grandes instituições geridas pelo Estado. Atualmente, a IHC é o maior prestador de serviços a pessoas com deficiência mental da Nova Zelândia e é único entre os prestadores de serviços na medida em que manteve uma forte orientação para a defesa de causas como parte da sua atividade principal.

O programa de voluntariado da IHC foi criado em 2006 e tem crescido ao longo do tempo para se tornar uma parte central das actividades de beneficência da IHC. A oportunidade de desenvolver um programa de voluntariado surgiu do facto de as pessoas com deficiência intelectual expressarem o desejo de terem um companheiro não remunerado e não familiar nas suas vidas - simplesmente, ansiavam por um amigo.

O programa de amizades da IHC consiste em fazer um par entre o voluntário e o seu amigo com base nos interesses que partilham. Trata-se de uma atividade individual e não de uma atividade de grupo. O programa está disponível em toda a Nova Zelândia e, nas regiões onde não existe um coordenador de voluntariado específico, os candidatos são encaminhados para a iniciativa i-Volunteer, que surgiu em resposta aos confinamentos provocados pela COVID-19. Esta iniciativa funciona totalmente em linha, reunindo amigos para jogos virtuais, visitas a museus, conversas e até passeios em parques virtuais.

Sue Kobar, Diretora Nacional de Voluntariado e Desenvolvimento Comunitário da IHC, juntamente com Jane Peoples, Administradora da Base de Dados de Voluntariado e Desenvolvimento Comunitário, explicam que, antes da transição para as soluções de software da Better Impact, o programa de amizade da IHC dependia principalmente do Google Docs e do Volgistics para a gestão dos voluntários, antes de mudar para a Volunteer Impact. Por outro lado, o programa Family-Whanau - que envolve ligações comunitárias que ligam as famílias aos serviços necessários - utilizou inicialmente folhas de cálculo Excel e mais tarde adoptou o Clarety, antes de finalmente mudar para o Member Impact.

DESAFIOS

O momento decisivo que levou a IHC a iniciar alterações no sistema surgiu quando o departamento de Voluntariado e Desenvolvimento Comunitário registou um aumento significativo no número de programas a supervisionar. Este facto motivou-os a melhorar o seu jogo tecnológico e a implementar uma nova solução de software de gestão de voluntários (VMS).

Sue e Jane explicam que, embora estivessem satisfeitas com o seu VMS anterior, eram necessárias algumas melhorias para obter ganhos incrementais.

🗝️ Principais pontos problemáticos:

• Segurança dos dados
• Tempo gasto em tarefas administrativas, como o processo de candidatura
• Comunicação
• Exatidão dos dados

VIAGEM

Quando Sue se juntou ao IHC em 2012, os coordenadores de voluntários estavam a utilizar cinco folhas de cálculo do Google Docs, e a introdução de dados era bastante repetitiva. Nessa altura, o IHC começou a explorar outras opções e selecionou o Volgistics. Sue lembra: "Eu já tinha usado o Volgistics antes e optei por algo que eu conhecia".

Embora o Volgistics estivesse em funcionamento em 2019, a equipe começou a explorar um afastamento dele em busca de um VMS alternativo como parte de um banco de dados nacional simplificado. "Havia uma série de funções que não estavam disponíveis no Volgistics e precisávamos de investigar melhor", recorda Sue.

A seleção de um VMS envolveu uma equipa de indivíduos, incluindo Sue como Gestora Nacional de Voluntariado e Desenvolvimento Comunitário, Coordenadores de Voluntários, chefes de equipa, membros do Departamento de TI e um especialista em comunicações web, que exploraram três VMS diferentes; um deles foi o Volunteer Impact.

Sue efectuou uma avaliação das necessidades em colaboração com os Coordenadores de Voluntariado. Também realizaram debates entre pares com colegas de outras organizações que utilizavam vários métodos de recolha de dados.

Em 2020, a IHC selecionou a Enterprise Edition do Volunteer Impact, que Sue elogia por lhes permitir "dividir o Voluntariado e o Desenvolvimento Comunitário em duas subcontas; permitindo assim que os administradores que supervisionam determinados programas acedam apenas aos dados dos seus programas e voluntários, ao mesmo tempo que me permite, como Gestora Nacional, aceder e supervisionar todas as subcontas".

Porquê a Volunteer Impact

Sue e Jane enumeram algumas razões que levaram à seleção do Volunteer Impact:

• A possibilidade de os voluntários registarem as suas horas de forma independente é uma funcionalidade fantástica.
• O aumento das opções de relatórios
• A Enterprise Edition do Volunteer Impact suporta a estrutura nacional da IHC e permite vários níveis personalizáveis de privilégios administrativos.
• Várias funcionalidades de comunicação (envio de correio eletrónico e modelos de correio eletrónico, mensagens de texto, notícias/aniversário/mensagens pessoais, etc.)
• Uma aplicação para os voluntários gerirem o seu envolvimento com o IHC

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