HOSPÍCIO de WICHITA FALLS

ANTECEDENTES

O Hospice of Wichita Falls foi fundado em 1985 com a missão de prestar "Cuidados, esperança e apoio a todos quando a doença ameaça a vida". "A organização é o primeiro e único hospício comunitário sem fins lucrativos da região e foi fundada com a ajuda de voluntários e um subsídio do Kiwanis Club local. Nos últimos anos, tem crescido significativamente, com um Censo Médio Diário (ADC) de 265 pacientes, serviço para 12 condados no Oeste do Norte do Texas, e estabeleceu-se como um recurso indispensável para a comunidade.

A organização depende de um Departamento de Voluntariado constituído por três membros da equipa e 189 voluntários dedicados que desempenham um papel fundamental em várias áreas. Os voluntários estão envolvidos no apoio ao luto, na farmácia, na angariação de fundos, nas instalações, na administração, na sensibilização da comunidade, no programa para adolescentes e nos programas de apoio ao luto das crianças. Contribuem também para o ambiente acolhedor do centro de internamento do hospício, oferecendo apoio aos doentes e às suas famílias enquanto ajudam em tarefas como a lavandaria, a nutrição e a limpeza. Os voluntários fornecem apoio e companhia aos doentes em casa e também em instalações locais.

O Hospice of Wichita Falls dá grande valor às contribuições dos seus voluntários e esforça-se por criar um ambiente acolhedor e de apoio aos doentes e às famílias ao longo da sua jornada.

Darbi Glassburn é a Diretora dos Cuidados Paliativos e dos Serviços de Voluntariado no Hospice of Wichita Falls. Com um mandato de nove anos nesta organização sem fins lucrativos, é parte integrante da equipa de liderança há cinco anos. Darbi encontra imensa alegria em colaborar com voluntários de diversas origens, todos unidos por um objetivo comum de apoiar o Hospice of Wichita Falls no cumprimento da sua missão de prestar cuidados, esperança e apoio quando confrontados com doenças potencialmente fatais.

DESAFIOS

Durante mais de 30 anos, o Hospice of Wichita Falls baseou-se essencialmente em sistemas manuais, como registos em papel e folhas de cálculo Excel, para gerir os seus voluntários e clientes. O processo de introdução de dados em várias folhas de cálculo (com o objetivo de organizar a informação por tipo de voluntariado) e, em seguida, a transferência de dados para a folha de cálculo do departamento financeiro para a elaboração de relatórios de garantia de qualidade (QAPI) revelou-se um processo complicado e pouco ideal.

Darbi explica que as conversações sobre a implementação de uma solução de Software de Gestão de Voluntariado (VMS) estavam em curso, mas os desafios, incluindo o custo e o medo da mudança, eram barreiras a ultrapassar. Quando um e-mail do Departamento de Desenvolvimento do hospício foi enviado à equipa de Darbi a pedir sugestões para a apresentação de subsídios, isso motivou a equipa a dar prioridade a uma mudança nos sistemas. "Tínhamos sido auditados recentemente e tornou-se evidente que os ficheiros do pessoal, incluindo os dos voluntários, precisavam de um sistema mais organizado e centralizado", recorda Darbi.

Principais pontos problemáticos:

• Várias tarefas eram manuais.
• Os relatórios e os dados não eram exactos.
• Perdia-se muito tempo.

Quando Darbi utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, esta revelou que só ela iria poupar cerca de 978 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

VIAGEM

O Hospice of Wichita Falls iniciou a sua jornada de software com a COVID-19, em junho de 2021, quando estava a tentar ultrapassar o desafio de comunicar com voluntários que não se encontravam frequentemente no escritório.

Durante a pesquisa, os departamentos de Voluntariado e TI desempenharam um papel crucial na seleção de uma solução de Gestão de Voluntários e Clientes. Uma equipa de quatro pessoas esteve envolvida no processo de decisão, composta por membros de ambos os departamentos. A sua experiência e conhecimentos combinados foram fundamentais para encontrar a solução mais adequada para a sua organização.

A equipa seguiu uma abordagem sistemática na seleção do software. Começaram por efetuar uma extensa pesquisa online para identificar potenciais opções. Depois de terem restringido as suas escolhas, os departamentos de Voluntariado e de TI colaboraram para organizar demonstrações dos principais candidatos. Isto permitiu-lhes avaliar as funcionalidades e caraterísticas de cada sistema e determinar qual deles satisfazia melhor as necessidades da sua organização. Por fim, exploraram três sistemas diferentes de gestão de voluntários e clientes antes de tomarem a sua decisão final.

Implementação

A Hospice of Wichita Falls começou a utilizar o Volunteer and Client Impact em outubro de 2021.

Darbi lembra que um desafio que se apresentou durante a fase de implementação foi familiarizar os voluntários com o processo de registro de suas horas utilizando o TimeClock (recursos de entrada e saída de relógio). "Houve alguma resistência à implementação de novos procedimentos, uma vez que alguns voluntários preferiam utilizar técnicas convencionais, como notas escritas à mão ou o envio de contribuições por correio eletrónico", afirma Darbi. No entanto, a maioria dos voluntários recebeu bem o software, observa, especialmente aqueles que eram novos na organização e não tinham conhecimento dos métodos de funcionamento anteriores do centro de cuidados paliativos. De um modo geral, a transição foi bem sucedida e os voluntários adaptaram-se rapidamente a uma abordagem mais eficiente e simplificada.

A organização está a trabalhar ativamente para eliminar a dependência de ficheiros em papel em favor do armazenamento e acesso a ficheiros online. "No entanto, apesar dos nossos esforços, parece haver sempre uma pequena quantidade de papel que permanece. É aí que a Volunteer e a Client Impact entram como soluções abrangentes, servindo como um balcão único para todas as nossas necessidades", afirma Darbi.

Porquê a Volunteer Impact

A decisão de escolher o Volunteer and Client Impact em vez de outras opções foi motivada por vários factores-chave. O mais importante foi a interface de fácil utilização, que provou ser benéfica tanto para o pessoal como para os voluntários. A equipa de Darbi também tirou partido do serviço de integração adicional, oferecido pela Better Impact, para migrar as informações dos voluntários para o sistema. Isto ajudou o centro de cuidados paliativos a acelerar a utilização do novo software e alinhou-se com o objetivo da organização de conseguir a manutenção de registos electrónicos. A disponibilidade de várias opções de relatório e comunicação foi muito apelativa, bem como a conformidade do software com os regulamentos HIPAA para garantir a segurança e a confidencialidade de informações sensíveis.

Eis algumas das funcionalidades favoritas de Darbi para o Volunteer and Client Impact:

• Formulários de candidatura personalizáveis que permitem uma seleção eficaz dos voluntários.
• O portal e a aplicação do voluntário fornecem uma plataforma conveniente para os voluntários acederem a informações importantes do programa e interagirem com o sistema.
• Os voluntários preenchem facilmente relatórios sobre as visitas dos pacientes, respondendo a campos de feedback personalizados após essas visitas, o que nos ajuda a registar e relatar esses encontros críticos usando o software seguro.
• Combinando voluntários com perfis de pacientes; concedendo assim aos voluntários acesso confidencial a informações pertinentes específicas dos pacientes que lhes são atribuídos.

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