Casa Haven

ANTECEDENTES

A Haven House, fundada em 1983 em East Lansing, Michigan, é uma organização dedicada a fornecer abrigo temporário e programas abrangentes para famílias sem-abrigo. Com o compromisso de capacitar as famílias, oferece oportunidades de definição de objectivos, formação e educação para melhorar a vida das pessoas e reduzir a probabilidade de futuros sem-abrigo. A Haven House também dá prioridade à prevenção dos sem-abrigo e aborda as causas subjacentes à instabilidade habitacional. A organização gere um abrigo de emergência para famílias sem-abrigo, onde funcionários dedicados as apoiam na obtenção de habitação permanente, fornecendo orientação e desenvolvendo orçamentos personalizados e planos de objectivos para a estabilidade financeira.

As operações do abrigo são possíveis graças às incríveis contribuições de numerosos voluntários que ajudam em várias tarefas, organizam actividades para crianças e famílias e ajudam o abrigo a funcionar sem problemas. Além disso, o compromisso da Haven House estende-se para além da estadia no abrigo. Através do programa Partners in Progress (PIP), as famílias recebem apoio contínuo até um ano depois de garantirem uma habitação permanente. O programa ajuda-as a definir objectivos realistas, a monitorizar o progresso e a aceder a serviços essenciais, como alimentação, aconselhamento em situações de crise e encaminhamento para outras agências. A Haven House esforça-se por ter um impacto duradouro na vida das famílias, apoiando-as durante o tempo que passam no abrigo e para além dele.

Chequoya Thomas tem sido uma parte integrante da Haven House desde 2015. Com um diploma de bacharel em serviço social, ela traz um vasto conhecimento e experiência para o seu papel. Ao longo de sua gestão, Chequoya ocupou vários cargos dentro da organização, começando como Coordenadora de Abrigo. Ela então assumiu a função de Coordenadora de Voluntários e Projetos Especiais em 2017, supervisionando várias iniciativas. Desde 2021, Chequoya atua como Gerente de Voluntários e Projetos, desempenhando um papel crucial na gestão e coordenação das atividades de voluntariado. Seu crescimento contínuo e contribuições para a Haven House logo a levarão a assumir o papel de Diretora de Engajamento Comunitário em outubro de 2023.

Antes da transição para o Volunteer Impact em 2019, todas as candidaturas de voluntários eram mantidas no backend do seu site Vieth, e as informações dos voluntários, juntamente com as horas concluídas, tinham de ser introduzidas manualmente em folhas de cálculo várias vezes por semana.

DESAFIOS

A Haven House enfrentou desafios significativos ao gerir os voluntários e os dados que residiam no backend do seu sítio Web, que estavam a ser transferidos e depois geridos numa folha de cálculo.

Aintrodução manual de dados em folhas de cálculo era necessária para gerir as candidaturas e as horas dos voluntários. A coordenação de horários e a resolução de conflitos de datas implicavam um elevado volume de correspondência por correio eletrónico, o que representava uma carga administrativa considerável para os membros do pessoal. Chequoya recorda: "Recebia centenas de mensagens de correio eletrónico todos os dias para tratar dos horários. Andava para trás e para a frente com os voluntários sobre datas específicas e tentava certificar-me de que não havia sobreposição. Era a única opção disponível na altura, por isso não tive escolha". Além disso, sublinha, "estava a trabalhar mais de 40 horas por semana só para gerir os nossos dados".

🔑 Principais pontos problemáticos:

• O processo era demasiado moroso. A introdução manual de dados e a gestão de folhas de cálculo demoravam cerca de 15 horas por semana a concluir, pelo que os dados estavam disponíveis para os voluntários que procuravam a verificação das horas.
• A dependência de folhas de cálculo representava um risco de perda de dados se não fossem guardados corretamente.
• Falhas na aplicação de voluntariado no sítio Web resultaram na falta de dados nos formulários.
• As horas de voluntariado não podiam ser verificadas se os voluntários não assinassem fisicamente um formulário quando estavam no local.
• Notificações inadequadas das candidaturas no sítio Web levaram a que os candidatos a voluntários passassem despercebidos ou fossem ignorados durante semanas e a atrasos na aceitação de novos voluntários no programa.
• A pesquisa meticulosa e a contagem manual de dados em várias folhas de cálculo eram necessárias para fornecer informações sobre o total de horas de trabalho dos voluntários, com o risco potencial de perda de dados de anos anteriores.

A organização chegou a um momento crucial quando um voluntário pediu um acesso mais fácil ao calendário para as funções de voluntariado. A sugestão tinha como objetivo reduzir a necessidade de consultas frequentes sobre a disponibilidade e proporcionar aos voluntários um acesso regular ao calendário, simplificando significativamente o processo. Este feedback foi bem recebido pela equipa, pois representava uma oportunidade para simplificar o processo de agendamento.

Reconhecendo o potencial para melhorias significativas, a organização decidiu que era a altura certa para mudar para uma solução VMS dedicada.

Quando Chequoya utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a trabalhar desta forma, esta revelou que só ela iria poupar cerca de 4.212 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntários.

Aqui está um resumo de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

VIAGEM

No processo de seleção de uma solução VMS, estiveram envolvidos dois indivíduos-chave: o Diretor Executivo e Chequoya, o Gestor de Voluntariado e Projectos.

Em dezembro de 2018, a equipa seguiu uma sequência de passos para determinar as suas necessidades e encontrar a solução adequada. Começaram com uma avaliação das necessidades, identificando os requisitos específicos e as funcionalidades que procuravam numa solução VMS. Chequoya fez a sua pesquisa e foi clara quanto às caraterísticas que procurava. "Queria que o software tivesse um processo de candidatura, modelos de correio eletrónico e que os voluntários pudessem ter acesso ao seu calendário para marcar ou recusar turnos. Era importante reduzir o trabalho manual tanto quanto possível."

Durante a pesquisa, a equipa deu prioridade à Volunteer Impact, uma vez que foi a primeira solução VMS que encontraram e que consideraram estar alinhada com os seus requisitos. A equipa procedeu à obtenção de um orçamento e realizou uma demonstração para avaliar a adequação do sistema à sua organização. Dada a sua satisfação com o orçamento e a experiência de demonstração, não exploraram extensivamente outras opções de VMS e, antes do fim do período experimental, tinham a certeza de que queriam avançar com o Volunteer Impact.

Porquê a Volunteer Impact

Chequoya selecionou o Volunteer Impact como o seu VMS preferido por várias razões:

• Caraterísticas e funcionalidades específicas do software: processo de candidatura, agendamento, notificações de turnos em declínio, calendários acessíveis aos voluntários, modelos de correio eletrónico e capacidades de conceção de páginas.
• Apoio excecional durante as fases de demonstração e teste da sua exploração, com respostas completas a todas as perguntas e assistência dedicada na criação da página pretendida.
• Experiência de teste fenomenal de 30 dias. A capacidade de configurar a conta, desenhar a página e introduzir dados de voluntários, que foram guardados instantaneamente no software, foi útil. Muito trabalho foi realizado sem qualquer pagamento adiantado.
• A introdução da aplicação móvel para voluntários na sua base de voluntários permitiu que os voluntários se envolvessem de forma mais autónoma no programa, o que teve a vantagem adicional de poupar muito tempo à equipa da Haven House em termos de trabalho administrativo e de horas de correio eletrónico/telefonemas para os voluntários.
• Valor fornecido pela Volunteer Impact em termos de satisfação das necessidades da organização e de oferta de uma solução abrangente.
• Processo de configuração sem falhas que permitiu uma exploração e avaliação minuciosas do Volunteer Impact antes de assumir um compromisso financeiro.
• Caraterísticasde segurança que garantem a proteção dos dados dos voluntários e da organização.
• Capacidadesde integração para se ligar sem problemas a outros sistemas utilizados pela organização.
• Reputação positiva e avaliações do Volunteer Impact por outras organizações do sector sem fins lucrativos.

Lições aprendidas

Reflectindo sobre a sua experiência, Chequoya concluiu que procurar uma solução VMS numa fase anterior teria sido uma opção muito melhor. Ela explica: "As soluções VMS foram concebidas para simplificar o processo de voluntariado das organizações e muitas oferecem um teste ou uma demonstração gratuitos. O processo de pesquisa e de conclusão dos testes ou da demonstração pode demorar algum tempo, mas reduzirá o seu tempo no futuro a acompanhar os voluntários ou a elaborar relatórios manualmente."