Biblioteca do condado de Multnomah

ANTECEDENTES

A Biblioteca do Condado de Multnomah, a biblioteca pública mais antiga da Costa Oeste, tem sido uma pedra angular do conhecimento e da comunidade desde sua fundação em 1864. Hoje, o sistema de bibliotecas inclui a Biblioteca Central e 19 filiais nos bairros, oferecendo coletivamente uma vasta gama de mais de 2,8 milhões de livros e vários outros recursos. Como a maior biblioteca pública do Oregon, a Biblioteca do Condado de Multnomah atende a uma parcela significativa da população do estado, fornecendo acesso a informações, educação e enriquecimento cultural.

Em um mês típico, a biblioteca envolve uma força voluntária robusta de 400 a 500 pessoas, tanto no local da biblioteca quanto virtualmente. Durante os meses de verão, esse número aumenta para aproximadamente 800 voluntários, em grande parte devido ao entusiasmo dos jovens que participam do programa de Leitura de Verão. Esses voluntários dedicados desempenham diversas funções, incluindo aulas particulares para jovens e adultos, assistência a alunos de inglês, facilitação de programas públicos, fornecimento de suporte técnico e até mesmo entrega de materiais da biblioteca a usuários que não podem visitá-la pessoalmente. Desde a orientação de jovens em espaços de criação até o treinamento de candidatos a emprego, os voluntários da Biblioteca do Condado de Multnomah desempenham um papel fundamental no enriquecimento do acesso da comunidade a recursos e oportunidades.

Liza J. Dyer, CVA, tem mais de 15 anos de experiência nos setores público e sem fins lucrativos, tanto por meio de trabalho profissional quanto voluntário. Ela mora em Portland, Oregon, e atua como Especialista em Engajamento de Voluntários na Biblioteca do Condado de Multnomah. Sua função envolve facilitar as conexões entre indivíduos e informações e, ao mesmo tempo, criar um melhor acesso a experiências de voluntariado. Liza é certificada em Administração de Voluntários (CVA) e ex-aluna do AmeriCorps.

Antes de fazer a transição para a Better Impact, a organização gerenciava principalmente seu programa de voluntariado usando outro sistema de gerenciamento de voluntários, complementado por planilhas exportadas para acessar dados que não estavam prontamente disponíveis no sistema.

DESAFIOS

Apesar de contar com ferramentas para gerenciar os voluntários, Liza lembra que nem a equipe nem os voluntários conseguiam navegar facilmente pelo sistema, o que gerava apenas frustração e perda de tempo. Como explica Liza, "grande parte desse trabalho cabia à equipe de Serviços Voluntários. Isso incluía a entrada de dados de formulários e planilhas de horas em papel, registro de horas em nome de voluntários que achavam o portal voltado para voluntários confuso, criação de relatórios para funcionários e voluntários, etc."

A estrutura rígida do sistema significava que havia apenas uma maneira de fazer as coisas, deixando a equipe sem escolha a não ser criar soluções alternativas complicadas, e essa luta roubou-lhes horas preciosas que poderiam ter sido gastas em tarefas mais impactantes. Para Liza, isso significava "menos tempo para a nossa equipe fazer um trabalho mais envolvido, como planejamento estratégico, recrutamento cuidadoso e planejamento para reconhecimento de voluntários durante todo o ano". Ficou muito claro: algo tinha que mudar, e tinha que mudar agora.

🗝️ Principais pontos problemáticos:

• Muitas soluções alternativas para o sistema existente
• O sistema atual não era fácil de usar nem para a equipe nem para os voluntários.
• Havia muita perda de tempo

Quando Liza usou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava sendo gasto operando dessa maneira, ela revelou que sua equipe economizaria cerca de 1.112 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas por meio de uma solução de software de gerenciamento de voluntários.

Aqui está um detalhamento de quanto tempo era gasto em várias tarefas antes de usar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

VIAGEM

Em meados de 2020, Liza e sua equipe embarcaram em uma jornada para explorar soluções de software de gerenciamento de voluntários (VMS). Com a maioria das atividades voluntárias interrompidas devido à pandemia, a equipe aproveitou a oportunidade para aprimorar suas estratégias de engajamento de voluntários. A iniciativa envolveu um esforço colaborativo, com a contribuição de várias partes interessadas, incluindo a equipe de quatro pessoas dos Serviços de Voluntariado e funcionários dos departamentos de compras e TI da Biblioteca e do Condado. "Mais de 50 membros da equipe de apoio aos voluntários responderam a uma pesquisa sobre o que seria útil para eles, porque esse era um produto que eles iriam usar", diz Liza.

A jornada começou com uma avaliação completa das necessidades, seguida de uma extensa pesquisa sobre as opções de VMS disponíveis no mercado. A equipe participou de demonstrações ao vivo e analisou vídeos pré-gravados fornecidos por diferentes empresas para obter insights sobre as funcionalidades de cada sistema. Além disso, eles realizaram entrevistas informativas com usuários atuais de várias plataformas de VMS para obter experiências e recomendações em primeira mão. Em meio a essas atividades, a equipe explorou várias soluções de VMS, incluindo Better Impact, Galaxy Digital, TimeCounts, Digital Cheetah e GivePulse, para avaliar sua adequação e compatibilidade com os requisitos da organização.

Durante todo o processo de exploração, que durou um ano, a equipe percorreu uma série de etapas em paralelo, esforçando-se para encontrar uma solução que não apenas atendesse às necessidades imediatas, mas também às metas de longo prazo.

Implementação

A implementação do Volunteer Impact na Biblioteca do Condado de Multnomah levou dois anos, desde a pesquisa inicial até a finalização do contrato. Em 2022, Liza e sua equipe começaram a usar o Volunteer Impact, dedicando tempo para treinar funcionários e voluntários e integrar os novos recursos às suas operações. Sua abordagem cuidadosa garantiu uma transição tranquila e o uso eficaz do Volunteer Impact desde o início.

Por que o Volunteer Impact e o Client Impact

Liza e sua equipe acabaram escolhendo o Volunteer Impact como seu novo VMS por vários motivos. O Volunteer Impact não só incluía todos os recursos essenciais com os quais contavam em seu sistema anterior, mas também oferecia muitas funcionalidades adicionais de sua lista de desejos. Liza explica que "a maioria das outras opções de VMS que examinamos não tinha um recurso essencial ou tinha um custo proibitivo". Outro fator importante em sua decisão foi a rede existente de bibliotecas públicas que usam o Volunteer Impact. Essa rede de suporte integrada forneceu um recurso imediato para práticas recomendadas, solução de problemas e experiências compartilhadas, o que foi inestimável para a equipe. "Ter uma comunidade de outras bibliotecas públicas já usando o Volunteer Impact nos deu confiança e apoio desde o início", observou Liza.

A equipe valorizou particularmente três recursos específicos do Volunteer Impact:

• Recursos de relatórios: Permitiu que eles acompanhassem e analisassem as atividades voluntárias em detalhes, o que foi crucial para o planejamento estratégico e a avaliação do impacto.
• Campos personalizados: Permitiram que o sistema fosse adaptado às suas necessidades específicas, garantindo que todos os dados relevantes pudessem ser capturados e utilizados de forma eficaz.
• Ferramentas de comunicação: Facilitaram a interação contínua com os voluntários, melhorando o envolvimento e a coordenação.

Esses recursos, em conjunto, tornaram o Volunteer Impact a escolha ideal para Liza e sua equipe, alinhando-se perfeitamente com suas necessidades operacionais e metas futuras.

Lições aprendidas

Ao longo de sua jornada para implementar o Volunteer Impact, a principal lição de Liza é a importância de manter uma estreita colaboração com os departamentos financeiro, de compras e de TI. "Certifique-se de estar em sincronia com o pessoal de finanças/administração e TI!" enfatizou Liza. Esses departamentos forneceram suporte essencial para a navegação nos complexos procedimentos e regras internos, garantindo um processo de implementação mais suave e eficiente.