UnitingCare Queensland

HISTORIQUE

Établi au début du 20e siècle en tant que partie intégrante de l'action communautaire facilitée par les congrégations locales, UnitingCare s'est fermement engagé à favoriser une communauté où les individus peuvent "vivre la vie dans toute sa plénitude". Au cœur de l'organisation, l'équipe chargée de l'expérience des bénévoles a pour mission d'aider les bénévoles et les superviseurs à respecter les meilleures pratiques, à exploiter les capacités de Better Impact, à fonctionner dans le cadre du bénévolat et à soutenir les efforts de recrutement. UnitingCare offre une gamme variée de services, notamment les boutiques Lifeline, la ligne d'assistance téléphonique Lifeline Crisis Support, Lifeline Bookfest, quatre hôpitaux, Blue Care Aged Care Facility and Community Support, Mission support through Chaplaincy, and Family and Disability Services, avec plus de 8 000 bénévoles dans l'ensemble du Queensland, en Australie.

UnitingCare est un élément essentiel du réseau UnitingCare Australia, l'un des plus grands fournisseurs de services sociaux du pays, qui touche 1,4 million de personnes chaque année grâce à un personnel dévoué de plus de 50 000 personnes. Ils maintiennent cet engagement depuis plus d'un siècle, s'efforçant de créer un monde meilleur et de défendre la justice sociale au-delà des clivages politiques, en s'appuyant sur les connaissances de leur réseau et des personnes qu'ils servent. Cet environnement axé sur la mission positionne UnitingCare Australia comme un défenseur de premier plan de la justice sociale, engagé en faveur d'un avenir meilleur et plus équitable pour tous les Australiens.

Victoria Bansey, responsable de l'expérience bénévole Better Impact chez UnitingCare, est devenue membre de l'équipe en novembre 2019. Son parcours professionnel englobe l'informatique et la conception multimédia, avec une expérience préalable de mise en œuvre réussie de Better Impact pour un programme de réfugiés dans le sud-est du Queensland. Victoria était particulièrement enthousiaste à l'idée de s'atteler à la tâche d'introduire Better Impact au sein d'une organisation de taille importante et axée sur les valeurs.

Avant de passer à Better Impact, l'organisation s'appuyait principalement sur une base de données Access obsolète qui risquait continuellement d'être supprimée et sur une multitude de feuilles de calcul pour la gestion des bénévoles.

DÉFIS

L'organisation a dû relever plusieurs défis avant de passer à Better Impact. "Il y avait beaucoup de feuilles de calcul", se souvient Victoria. Leur utilisation entraînait une duplication considérable des données entre les différents services, ce qui faussait la perception du nombre de bénévoles. En raison de l'absence d'un VMS actualisé, l'organisation estimait que le nombre de ses bénévoles était supérieur à 9 000. Avec l'introduction de Better Impact, nous avons entrepris un nettoyage des données qui nous a permis de constater que nous avions moins de 5 000 bénévoles.

En 2019, lorsque DJ Cronin est devenu responsable de l'équipe chargée de l'expérience des volontaires, il a remarqué que trois domaines nécessitaient une attention particulière au sein de l'organisation. Le premier était le système de gestion des volontaires. Les deux autres étaient un cadre de travail pour les bénévoles de l'organisation ainsi qu'un plan de recrutement.

🔑 Principaux points douloureux :

• Lutte pour superviser diverses opérations telles que les hôpitaux, les magasins d'optique, les grands événements, la ligne d'assistance téléphonique et les services aux familles et aux personnes handicapées, en raison de la grande dispersion géographique dans le Queensland et le Territoire du Nord.
• Lacoordination de la manifestation semestrielle Lifeline Bookfest à Brisbane a demandé beaucoup de travail, avec des problèmes de communication pour 1 500 équipes impliquant 700 bénévoles qui dépendaient des lettres postales. Le personnel gérait les réponses par téléphone ou par retour de courrier, et les affectations des équipes étaient suivies manuellement sur une feuille de calcul, ce qui a eu un impact significatif sur la productivité du personnel au cours des trois mois précédant l'événement.
• Lerecours à la paperasserie a contribué à l'obsolescence fréquente des informations, ce qui a conduit les superviseurs à travailler avec des détails incorrects et les volontaires à éprouver des difficultés.

Lorsque Victoria a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer le temps passé à fonctionner de cette manière, il a révélé qu'elle allait économiser environ 4 836 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées grâce à une solution logicielle de gestion des volontaires.

Voici un aperçu du temps passé à effectuer différentes tâches avant d'utiliser Better Impact :

Données du calculateur de ROI

JOURNEE

UnitingCare s'est lancé dans l'exploration d'un VMS en juin 2019. Cette entreprise a impliqué des parties prenantes clés au sein de l'organisation, notamment le gestionnaire, le conseiller en bénévolat et la haute direction dans le cadre du programme 2030.

Le processus de sélection d'un VMS a été soigneusement orchestré. L'équipe chargée de l'expérience des volontaires a procédé à une évaluation complète des options disponibles sur le marché, en examinant minutieusement les différentes offres de VMS. Après des délibérations approfondies et un consensus au sein de l'équipe, la décision a été prise de choisir Better Impact comme solution VMS préférée. À la suite de cette décision, un dossier convaincant a été élaboré et présenté au panel 2030, qui a ensuite donné son approbation. La proposition a ensuite été présentée à l'exécutif d'UnitingCare, où elle a reçu l'approbation finale.

Cette approche méticuleuse et structurée a permis de s'assurer que la sélection du VMS s'alignait sur les objectifs stratégiques de l'organisation et répondait aux besoins de l'équipe Volunteer Experience et de l'ensemble de la communauté UnitingCare. Au cours de cette exploration, l'organisation a considéré et évalué environ cinq VMS différents avant de décider que Better Impact était le choix le plus adapté à ses besoins.

Victoria a des mots d'encouragement pour les responsables des bénévoles : "Cherchez quelque chose qui puisse démontrer l'impact de vos bénévoles, ce que Better Impact fait pour nous à UnitingCare."

Grâce à la gestion des données quantitatives par Better Impact et au temps gagné, l'organisation a pu produire, pour la première fois, un rapport révolutionnaire sur l'impact des bénévoles pour 2023. Ce rapport annuel marque une étape importante dans la capture de l'impact profond du bénévolat sur le personnel, les clients et les bénévoles d'UnitingCare eux-mêmes. La transition vers Better Impact a non seulement amélioré la gestion des données, mais a également permis à UnitingCare d'articuler et de quantifier les contributions substantielles de ses bénévoles, permettant une prise de décision plus éclairée et favorisant une compréhension plus profonde de la réalisation de leur mission.

En outre, Victoria souligne l'importance d'impliquer les superviseurs, les administrateurs et les volontaires dans ce processus de transformation. Elle suggère de "travailler avec eux sur la manière de faire évoluer leurs processus avec Better Impact plutôt que de leur imposer et d'attendre d'eux qu'ils se débrouillent. Il faut parfois du temps pour l'intégrer. Il a fallu du temps pour convaincre certains sceptiques qui sont aujourd'hui ses plus fervents défenseurs.

En fin de compte, l'organisation peut désormais mieux surveiller les heures de bénévolat dans des domaines qu'elle ne pouvait pas suivre auparavant. Cette transition marque un grand pas en avant dans la gestion des volontaires, soulignant l'importance de stratégies de mise en œuvre flexibles adaptées à leurs diverses opérations. Grâce à des données plus claires et à une meilleure supervision, l'organisation a réussi à relever les défis antérieurs et à rendre sa gestion des volontaires plus efficace.

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