Bibliothèque du comté de Multnomah

CONTEXTE

La bibliothèque du comté de Multnomah, la plus ancienne bibliothèque publique de la côte ouest, est une pierre angulaire du savoir et de la communauté depuis sa création en 1864. Aujourd'hui, le réseau de bibliothèques comprend la bibliothèque centrale et 19 succursales de quartier, offrant collectivement un vaste éventail de plus de 2,8 millions de livres et diverses autres ressources. En tant que plus grande bibliothèque publique de l'Oregon, la bibliothèque du comté de Multnomah dessert une grande partie de la population de l'État, en offrant un accès à l'information, à l'éducation et à l'enrichissement culturel.

Au cours d'un mois normal, la bibliothèque fait appel à une équipe de 400 à 500 bénévoles, sur place ou virtuellement. Pendant les mois d'été, ce nombre passe à environ 800 bénévoles, en grande partie grâce à l'enthousiasme des jeunes qui participent au programme de lecture d'été. Ces bénévoles dévoués remplissent diverses fonctions, notamment le tutorat des jeunes et des adultes, l'aide aux apprenants d'anglais, l'animation de programmes publics, l'assistance technique et même la livraison de documents de bibliothèque aux usagers qui ne peuvent pas se rendre sur place. Du mentorat des jeunes dans les makerspaces à l'accompagnement des demandeurs d'emploi, les bénévoles de la bibliothèque du comté de Multnomah jouent un rôle essentiel dans l'enrichissement de l'accès de la communauté aux ressources et aux opportunités.

Liza J. Dyer, CVA, apporte plus de 15 ans d'expérience dans les secteurs public et à but non lucratif, à la fois dans le cadre de son travail professionnel et de son bénévolat. Basée à Portland, dans l'Oregon, elle est spécialiste de l'engagement des bénévoles à la bibliothèque du comté de Multnomah. Son rôle consiste à faciliter les liens entre les individus et l'information tout en créant un meilleur accès aux expériences de volontariat. Liza est certifiée en administration des bénévoles (CVA) et est une ancienne élève d'AmeriCorps.

Avant de passer à Better Impact, l'organisation gérait principalement son programme de bénévolat à l'aide d'un autre système de gestion des bénévoles, complété par des feuilles de calcul exportées pour accéder aux données qui n'étaient pas facilement disponibles dans le système.

DÉFIS

Malgré l'existence d'outils de gestion des bénévoles, Liza se souvient que ni le personnel ni les bénévoles ne pouvaient naviguer facilement dans le système, ce qui n'entraînait que frustration et perte de temps. Comme l'explique Liza, "une grande partie de ce travail incombait à l'équipe du service des volontaires. Il s'agissait notamment de saisir les données des candidatures et des feuilles de temps sur papier, d'enregistrer les heures de travail des bénévoles qui trouvaient le portail qui leur était destiné déroutant, de créer des rapports pour le personnel et les bénévoles, etc.

La structure rigide du système signifiait qu'il n'y avait qu'une seule façon de faire les choses, ne laissant à l'équipe d'autre choix que de créer des solutions de contournement maladroites et cette lutte leur a fait perdre de précieuses heures qui auraient pu être consacrées à des tâches plus importantes. Pour Liza, cela signifiait "moins de temps pour notre équipe pour faire un travail plus impliqué comme la planification stratégique, le recrutement réfléchi et la planification de la reconnaissance des bénévoles tout au long de l'année". C'était clair comme de l'eau de roche : il fallait changer quelque chose, et tout de suite.

🗝️ Principaux points de douleur :

• Trop de solutions de contournement pour le système existant
• Le système actuel n' était pas convivial, ni pour le personnel ni pour les bénévoles.
• Il y avait tellement de temps perdu

Lorsque Liza a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer le temps passé à fonctionner de cette manière, il a révélé que son équipe allait économiser environ 1 112 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées grâce à une solution logicielle de gestion des volontaires.

Voici un aperçu du temps passé à effectuer différentes tâches avant d'utiliser Better Impact :

Données du calculateur de ROI

VOYAGE

À la mi-2020, Liza et son équipe se sont lancés dans l'exploration de solutions logicielles de gestion des volontaires (VMS). La plupart des activités bénévoles ayant été interrompues en raison de la pandémie, l'équipe a saisi l'occasion d'améliorer ses stratégies d'engagement des bénévoles. L'initiative a nécessité un effort de collaboration, avec la contribution de diverses parties prenantes, dont l'équipe de quatre personnes du service des bénévoles et le personnel des services d'approvisionnement et d'informatique de la bibliothèque et du comté. "Plus de 50 membres du personnel soutenant les bénévoles ont répondu à une enquête sur ce qui leur serait utile, car il s'agissait d'un produit qu'ils allaient utiliser", explique Liza.

Leur parcours a commencé par une évaluation approfondie des besoins, suivie d'une recherche approfondie sur les options VMS disponibles sur le marché. L'équipe a participé à des démonstrations en direct et a visionné des vidéos préenregistrées fournies par différentes entreprises afin de mieux comprendre les fonctionnalités de chaque système. En outre, elle a mené des entretiens d'information avec des utilisateurs actuels de diverses plateformes VMS afin de recueillir des expériences et des recommandations de première main. Au cours de ces activités, l'équipe a exploré plusieurs solutions VMS, dont Better Impact, Galaxy Digital, TimeCounts, Digital Cheetah et GivePulse, afin d'évaluer leur adéquation et leur compatibilité avec les besoins de l'organisation.

Tout au long du processus d'exploration, qui a duré un an, l'équipe a franchi une série d'étapes en parallèle, s'efforçant de trouver une solution qui répondrait non seulement à ses besoins immédiats, mais aussi à ses objectifs à long terme.

La mise en œuvre

La mise en œuvre de Volunteer Impact à la bibliothèque du comté de Multnomah a pris deux ans, de la recherche initiale à la finalisation du contrat. En 2022, Liza et son équipe ont commencé à utiliser Volunteer Impact, consacrant du temps à la formation du personnel et des bénévoles et à l'intégration des nouvelles fonctionnalités dans leurs activités. Leur approche prudente a permis une transition en douceur et une utilisation efficace de Volunteer Impact dès le début.

Pourquoi Volunteer et Client Impact ?

Liza et son équipe ont finalement choisi Volunteer Impact comme nouveau VMS pour plusieurs raisons. Volunteer Impact comprenait non seulement toutes les fonctionnalités essentielles de leur ancien système, mais offrait également de nombreuses fonctionnalités supplémentaires figurant sur leur liste de souhaits. Liza explique que "la plupart des autres options de VMS que nous avons examinées manquaient d'une fonction essentielle ou étaient d'un coût prohibitif". Un autre facteur clé dans leur décision a été le réseau existant de bibliothèques publiques utilisant Volunteer Impact. Ce réseau de soutien intégré a constitué une ressource immédiate pour les meilleures pratiques, le dépannage et le partage d'expériences, ce qui s'est avéré inestimable pour l'équipe. "Le fait d'avoir une communauté d'autres bibliothèques publiques qui utilisaient déjà Volunteer Impact nous a donné confiance et nous a soutenus dès le départ", a noté Liza.

L'équipe a particulièrement apprécié trois caractéristiques spécifiques de Volunteer Impact :

• Les capacités de reporting : Elles leur ont permis de suivre et d'analyser en détail les activités des bénévoles, ce qui s'est avéré crucial pour leur planification stratégique et l'évaluation de leur impact.
• Champs personnalisés : Ils ont permis d'adapter le système à leurs besoins spécifiques, en veillant à ce que toutes les données pertinentes puissent être saisies et utilisées de manière efficace.
• Outils de communication : Ils facilitent une interaction transparente avec les volontaires, améliorant ainsi l'engagement et la coordination.

L'ensemble de ces caractéristiques a fait de Volunteer Impact le choix idéal pour Liza et son équipe, s'alignant parfaitement sur leurs besoins opérationnels et leurs objectifs futurs.

Leçons apprises

Tout au long du processus de mise en œuvre de Volunteer Impact, Liza a surtout retenu l'importance de maintenir une étroite collaboration avec les services des finances, de l'approvisionnement et des technologies de l'information. "Assurez-vous d'être en phase avec vos responsables des finances, de l'approvisionnement et des technologies de l'information ! souligne Liza. Ces départements ont apporté un soutien essentiel pour naviguer dans les procédures et règles internes complexes, garantissant un processus de mise en œuvre plus fluide et plus efficace.