Territoire central de l'Armée du Salut

CONTEXTE

L'Armée du Salut, organisation internationale dont le siège est à Londres, a pour mission de répondre aux besoins des gens par tous les moyens possibles au nom de Jésus. Sa présence dans le centre des États-Unis, qui dessert les communautés de 11 États du Midwest - Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, Dakota du Nord, Dakota du Sud et Wisconsin - s'inscrit dans le cadre d'un effort mondial pour faire le bien. Le territoire central est l'un des quatre territoires des États-Unis. Les autres territoires américains sont l'Ouest, le Sud et l'Est.

Les divisions sont des zones fonctionnelles de service des territoires de l'Armée du Salut. Aux Etats-Unis, il y a 36 divisions, et le Territoire central en supervise huit. Les centres de culte et de service font partie des divisions. Ce sont les centres où un véritable service communautaire est fourni aux clients, qui peuvent être n'importe quelle personne à qui l'Armée du Salut fournit des services, ce qui inclut, sans s'y limiter : les pauvres, les sans-abri, les toxicomanes, les personnes âgées, les jeunes, les familles, les adultes, les personnes isolées et celles qui fuient la persécution ou la traite des êtres humains.

Pendant 15 ans, Rob Bonesteel a engagé des bénévoles à tous les niveaux de l'Armée du Salut, jusqu'à occuper le poste de directeur des services de bénévolat. À ce titre, son bureau était responsable de la politique et de l'administration de 150 000 bénévoles dans 11 États et 300 bureaux locaux. En plus de son travail à l'Armée du Salut, Rob a une grande passion pour la profession de l'engagement bénévole, ce qui l'a amené à s'impliquer et à jouer un rôle de leader aux niveaux local, étatique et national aux États-Unis, notamment en tant que président de l'Association des administrateurs bénévoles de la région métropolitaine de Chicago, président du programme de la Conférence de l'Illinois sur l'administration des bénévoles et président de l'Association des leaders de l'engagement bénévole.

Avant de passer à un système de gestion des bénévoles (VMS) en 2007, le Territoire central de l'Armée du Salut gérait les bénévoles principalement sur papier, à l'aide de feuilles de calcul Excel, d'un service de vérification des antécédents sur papier et d'une base de données interne sur mesure qui gardait la trace des personnes interdites de bénévolat/travail avec l'Armée du Salut.

DÉFIS

Selon Rob, il n'y a pas eu un seul moment décisif qui a amené l'Armée du Salut à prendre la décision d'adopter un VMS, mais la gestion des bénévoles dans plusieurs états avec du papier et Excel a présenté une myriade de défis qui ont eu un impact sur le personnel et le programme lui-même.

🔑 Principaux points douloureux :

• Mauvaises pratiques en matière de rapports
• Rapidité et exactitude des informations
• Retards dans le traitement des candidatures
• Suivi des bénévoles qui ont voulu/essayé de faire du bénévolat dans plusieurs endroits
• Sécurité des données
• Temps consacré par le personnel à des tâches administratives inutiles ou répétitives

Les effets négatifs se sont traduits par un manque de culture, de développement et de reconnaissance des volontaires au sein de l'organisation. L'absence de formation et de reconnaissance adéquates des bénévoles a entraîné un manque de motivation, une baisse du niveau d'engagement et, en fin de compte, une augmentation du taux de rotation. Cette situation a non seulement perturbé la stabilité de l'organisation, mais a également augmenté les dépenses nécessaires pour recruter et former de nouveaux bénévoles afin de combler les lacunes de ceux qui sont partis.

Lorsque Rob a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer le temps passé à fonctionner de cette manière, il a révélé que son équipe allait économiser environ 11 620 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées via une solution logicielle de gestion des volontaires.

Voici un aperçu du temps passé sur les différentes tâches avant l'utilisation de Better Impact :

Données du calculateur de ROI

JOURNEE

Rob se souvient que "le processus a commencé avant que je ne prenne en charge les efforts d'engagement des bénévoles de l'Armée du Salut. Je pense que les recherches ont commencé en 2004/2005. J'ai été initié au processus en juin 2007 et j'ai commencé à m'impliquer activement en octobre 2007".

Au moment où Rob s'est impliqué, 11 personnes participaient activement à la sélection d'un VMS. "Les directeurs bénévoles de chacun des bureaux d'État, moi-même et mon superviseur, le secrétaire adjoint au programme pour le territoire central", explique Rob.

Une évaluation des besoins a été réalisée, avec une enquête auprès de chacun des directeurs bénévoles des États. Plusieurs démonstrations ont été réalisées au cours de l'année, notamment une démonstration pour les décideurs, un examen pour le personnel clé de la mise en œuvre et une vue d'ensemble pour les bureaux d'État. "Je ne sais pas si des références ont été faites, mais je sais que plusieurs systèmes logiciels ont été envisagés avant qu'un choix ne soit fait et qu'un devis ne soit établi", explique Rob. L'un d'entre eux était Volgistics, qui était le plus grand logiciel de gestion des volontaires à l'époque. En outre, l'Armée du Salut du Territoire Central envisageait de créer un système interne personnalisé.

Mise en œuvre

Les processus internes de l'organisation étaient dirigés du haut vers le bas et n'incluaient pas le personnel de première ligne avant le début de la mise en œuvre. Rétrospectivement, Rob pense que "si j'avais été responsable du processus d'évaluation et d'acquisition, j'aurais rendu ce processus plus transparent, en invitant des personnes de tous les niveaux et de tous les types de parties prenantes à s'exprimer. Cela aurait permis une transition et une adoption plus rapides et plus faciles du logiciel".

En 2007, le Territoire central de l'Armée du Salut a adopté Volunteer Impact.

Pourquoi Volunteer Impact ?

Pour Rob, les trois principales raisons pour lesquelles Volunteer Impact a été choisi sont les suivantes :

• Le prix
• la facilité d'utilisation
• Niveau/qualité du service à la clientèle

Leçons apprises

Fort de son expérience, Rob a des conseils et des mots d'encouragement à partager avec ceux qui se lancent dans la sélection d'un système de gestion des bénévoles.

1. Si vous êtes à la recherche d'un VMS, vous avez déjà franchi la première étape, la plus difficile, en reconnaissant qu'il existe des moyens d'améliorer vos efforts en matière d'engagement des bénévoles. Le choix suivant consiste à décider de l'outil/système qui convient le mieux à votre organisation.
2. N'oubliez pas que, quel que soit l'outil/système que vous choisirez pour réussir à le mettre en œuvre, vous devrez évaluer et modifier vos méthodes de travail. C'est une bonne chose. Accepter cette vérité facilitera la mise en œuvre.
3. Enfin, faites participer autant de voix et de parties prenantes différentes que possible. Plus vous associez les gens aux étapes d'évaluation, de test et de mise en œuvre, plus le processus d'adoption sera rapide et facile. La plupart des gens n'aiment pas le changement, surtout s'ils ont l'impression de ne pas avoir le contrôle. Plus vous minimiserez les effets du changement et fournirez des mécanismes de retour d'information, plus le processus sera facile pour votre organisation.

Résultats

Il n'y a pas d'histoire qui puisse résumer ce que Volunteer Impact a fait pour améliorer l'engagement des bénévoles et les services du programme. Cependant, pour Rob, les principaux résultats sont les suivants :

• Un système logiciel centralisé et en ligne améliore l'efficacité de la collecte des données et la précision des rapports, ce qui permet aux dirigeants de prendre des décisions plus éclairées.
• Il améliore l'expérience des bénévoles car le temps de traitement est considérablement réduit et les bénévoles qui reviennent n'ont plus besoin de refaire une demande à partir de zéro parce que le personnel n'est pas au courant de la paperasserie.
• L'entretien des bénévoles est amélioré parce qu'il est plus facile de trouver ceux qui ont manifesté le désir de s'impliquer davantage et qu'il existe un moyen plus efficace de communiquer avec ces personnes.
• Le fait de disposer de moyens pour impliquer les bénévoles permet également de réduire le taux de rotation, ce qui diminue le temps et l'argent nécessaires au recrutement et permet de mieux conserver les connaissances de l'organisation.

Avec l'ajout de Volunteer Impact, les scores de satisfaction des systèmes utilisés, d'efficience dans le rôle et d'efficacité se sont également considérablement améliorés, comme le montre le tableau ci-dessous, et l'Armée du Salut du Territoire Central estime que ses données sont plus sûres.