Le projet Auckland

CONTEXTE

Le projet Auckland est un ensemble unique d'attractions patrimoniales, de galeries, de jardins et de parcs. Créé en tant qu'organisme caritatif de régénération, il utilise l'art, le patrimoine et la culture pour alimenter un changement à long terme dans la ville de Bishop Auckland, située dans le comté de Durham, au Royaume-Uni. Ancienne ville marchande prospère qui a dû faire face aux difficultés du déclin économique, suite à la chute de l'industrie minière, elle vise aujourd'hui à s'établir comme une destination touristique patrimoniale florissante. La mission du projet est centrée sur l'offre d'expériences attrayantes qui enrichissent l'esprit, le corps et l'âme des visiteurs et de la communauté locale, en veillant à ce que l'histoire captivante de Bishop Auckland prenne vie.

Avec une vision qui place les gens au centre, le projet Auckland collabore étroitement avec la communauté, s'efforçant de créer un avenir prospère où l'espoir et les opportunités abondent. Grâce à ses attractions historiques, ses galeries, ses espaces naturels, ses offres culinaires, ses événements dynamiques et ses hébergements confortables, The Auckland Project présente aux touristes la surprenante et riche histoire de Bishop Auckland. L'engagement de l'organisation en faveur de la communauté et de la préservation des sites historiques, ainsi que les bénéfices générés, ouvrent la voie à un avenir meilleur pour la ville, garantissant sa renaissance et sa vitalité durable.

Michele Armstrong est activement impliquée dans le secteur bénévole depuis 1993, et sa passion pour ce secteur est indéniable. Depuis 2016, elle occupe le poste de responsable du bénévolat au sein du projet Auckland. L'un des points forts de son mandat à The Auckland Project a été son détachement de deux ans en tant que responsable du casting des bénévoles pour Kynren, un spectacle nocturne réunissant un casting de 1 000 personnes. Bien qu'elle ne soit pas originaire du Nord-Est, Michele a développé un fort attachement à cette région et considère aujourd'hui le comté de Durham comme sa maison.

Avant d'adopter un logiciel de gestion des volontaires (VMS), The Auckland Project utilisait principalement des feuilles de calcul, des courriels et des formulaires de demande sur papier pour gérer ses volontaires. Michele a introduit Volunteer Impact dans son organisation en 2020 et elle reconnaît que cela a changé sa vie.

DÉFIS

Avant de passer à Volunteer Impact, des défis majeurs se sont posés, notamment l'erreur humaine et la dépendance aux ouï-dire, en raison de l'utilisation de rotations sur papier, ce qui a entraîné l'émergence d'une industrie artisanale centrée sur la gestion des calendriers des bénévoles. Michele explique : "Nous nous sommes appuyés sur la bonne vieille feuille de calcul et sur les informations relatives aux bénévoles qui étaient stockées et étiquetées dans un système de ressources humaines, ce qui rendait difficile l'extraction des données. De plus, le processus d'extraction impliquait une feuille de calcul sur mesure avec des tableaux croisés dynamiques, connue seulement d'une personne dans l'organisation." Cette configuration inadaptée a créé un scénario hautement dépendant et inefficace.

Le moment décisif qui a incité l'organisation à modifier ses opérations est survenu lorsque les membres du personnel ont commencé à attribuer le manque de fiabilité des bénévoles à l'erreur humaine, alors qu'ils ignoraient auparavant que c'étaient les processus existants eux-mêmes qui n'étaient pas fiables. Cette prise de conscience a coïncidé avec la période de confinement de Covid, qui a été l'occasion d'explorer d'autres méthodes de travail. "La pandémie a renforcé la nécessité de gérer les volontaires d'une manière différente, et la formation en ligne est devenue nécessaire", se souvient Michele.

🔑 Principaux points douloureux :

• La gestion des volontaires est devenue un véritable casse-tête
• Les pratiques et les systèmes en place créaient de graves inefficacités.
• Les données étaient souvent entachées d'erreurs
• L'enregistrement des heures de bénévolat manquait de gouvernance

Lorsque Michele a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer combien de temps elle passait à fonctionner de cette manière, le calculateur a révélé qu'à elle seule, elle allait économiser environ 1 180 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées grâce à une solution logicielle de gestion des volontaires.

Voici un aperçu du temps passé à effectuer différentes tâches avant d'utiliser Better Impact :

Données du calculateur de ROI

JOURNEE

Le processus de sélection d'une solution VMS a impliqué des personnes clés, notamment Michèle, responsable des bénévoles, son directeur et le responsable des technologies de l'information. Ils ont tous joué un rôle dans le processus de prise de décision et se souviennent d'avoir envisagé et évalué deux ou trois options différentes.

Pour déterminer le VMS le plus approprié, l'équipe a suivi une série d'étapes :

1. Elle s'est appuyée sur les références et les idées de ses pairs.
2. Elle a discuté des options par l'intermédiaire de réseaux tels que le Heritage Volunteer Group et s'est entretenue avec des utilisateurs locaux du logiciel.
3. Lire les commentaires sur les logiciels.
4. Utiliser les différentes ressources du site Internet de Better Impact pour en savoir plus sur le produit (vidéos de démonstration, tutoriels, etc.).
5. S'inscrire à une période d 'essai de 30 jours offerte par Better Impact, qui a été prolongée pour permettre au projet d'Auckland de mener une évaluation approfondie.

Après ces premières étapes, l'équipe a décidé de choisir Volunteer Impact, et plus précisément l'édition standard qui répondait le mieux à ses besoins. Au fil du temps, le projet Auckland est passé à l'édition Entreprise, car les besoins évoluaient, ce qui a permis à l'équipe d'exploiter des capacités supplémentaires pour gérer son programme.

Leçons tirées de l'expérience

En réfléchissant à son propre processus de choix d'une solution VMS, Michele recommanderait aux organisations qui s'embarquent dans leur propre voyage VMS de rencontrer de vrais utilisateurs des systèmes envisagés par leur organisation, au lieu de se fier uniquement aux documents de vente ou aux démonstrations des fournisseurs de logiciels. En discutant avec d'autres utilisateurs et en apprenant d'eux, les organisations peuvent mieux comprendre comment le système est utilisé dans la pratique. Cette connaissance personnelle peut offrir des perspectives bénéfiques sur l'efficacité du système et son adéquation à leurs besoins spécifiques.

Le conseil de Michele souligne l'importance de la recherche active d'expériences et d'opinions du monde réel pour guider le processus de prise de décision.

Le projet Auckland estime que ses données sont plus sûres grâce à Volunteer Impact. Le logiciel propose des mesures et des protocoles de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles des bénévoles et de l'organisation. Ils ont confiance dans la capacité du système à protéger leurs données, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs objectifs principaux sans se préoccuper d'éventuelles failles de sécurité.

Sentiments finaux

À ses pairs qui pourraient avoir des appréhensions à l'idée de se lancer dans la recherche d'une solution VMS, Michele offre ces mots d'encouragement : il n'est pas nécessaire d'avoir des compétences informatiques poussées.

Au contraire, elle souligne l'importance de faire preuve d'esprit critique et de construire à partir de là.

Le fait de demander le soutien de la direction dès le début du processus et de discuter des avantages d'une solution VMS dédiée par rapport à l'utilisation de tableurs ou de systèmes RH/donateurs peut aider à surmonter la résistance au changement.

L'impact positif sur l'organisation et les bénévoles suscitera un sentiment de fierté quant aux progrès réalisés grâce à l'adoption d'un VMS dédié.

Télécharger l'étude de cas