IHC Nouvelle-Zélande

HISTORIQUE

L'IHC a été fondé en 1949 par un groupe de parents qui souhaitaient que leurs enfants atteints d'une déficience intellectuelle soient traités de la même manière par les systèmes d'éducation et de santé. Ils ont fait pression pour que leurs enfants bénéficient de services d'aide de proximité, en lieu et place des grandes institutions publiques. Aujourd'hui, IHC est le plus grand prestataire de services aux personnes handicapées mentales de Nouvelle-Zélande et est unique parmi les prestataires de services en ce sens qu'il a conservé une forte orientation vers la défense des droits dans le cadre de son activité principale.

Le programme de bénévolat d'IHC a été mis en place en 2006 et s'est développé au fil du temps pour devenir un élément central des activités caritatives d'IHC. L'opportunité de développer un programme de bénévolat est venue du fait que les personnes handicapées intellectuelles ont exprimé le désir d'avoir un compagnon non rémunéré et non membre de la famille dans leur vie - en d'autres termes, elles désiraient ardemment avoir un ami.

Le programme d'amitié d'IHC consiste à mettre en relation des volontaires et leur ami sur la base de leurs intérêts communs. Il s'agit d'une activité individuelle et non d'une activité de groupe. Le programme est disponible dans toute la Nouvelle-Zélande et, dans les régions où il n'y a pas de coordinateur de volontaires, les candidats sont orientés vers l'initiative i-Volunteer, qui a vu le jour en réponse aux blocages du COVID-19. Cette initiative fonctionne entièrement en ligne, réunissant des amis pour des jeux virtuels, des visites de musées, des discussions et même des promenades dans des parcs virtuels.

Sue Kobar, responsable nationale du bénévolat et du développement communautaire à l'IHC, et Jane Peoples, administratrice de la base de données du bénévolat et du développement communautaire, expliquent qu'avant de passer aux solutions logicielles de Better Impact, le programme d'amitié de l'IHC s'appuyait principalement sur Google Docs et Volgistics pour la gestion des bénévoles, avant de passer à Volunteer Impact. D'autre part, le programme Family-Whanau - qui implique des liaisons communautaires reliant les familles aux services nécessaires - a d'abord utilisé des feuilles de calcul Excel, puis a adopté Clarety, avant de passer à Member Impact.

DÉFIS

Le moment décisif qui a incité l'IHC à changer de système s'est produit lorsque le département Volontariat et Développement communautaire a connu une augmentation significative du nombre de programmes à superviser. Cela l'a incité à passer à la vitesse supérieure en matière de technologie et à mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle de gestion des volontaires (VMS).

Sue et Jane expliquent que même si elles étaient satisfaites de leur ancien VMS, certaines améliorations étaient nécessaires pour obtenir des gains progressifs.

🗝️ Principaux points douloureux :

• Sécurité des données
• Temps consacré aux tâches administratives, par exemple tout au long du processus de candidature
• Communication
• Exactitude des données

JOURNEE

Lorsque Sue a rejoint IHC en 2012, les coordinateurs de volontaires utilisaient cinq feuilles de calcul Google Docs et la saisie des données était plutôt répétitive. À l'époque, l'IHC a commencé à explorer d'autres options et a choisi Volgistics. Sue se souvient : "J'avais déjà utilisé Volgistics auparavant et j'ai opté pour quelque chose que je connaissais".

Bien que Volgistics ait été opérationnel en 2019, l'équipe a commencé à envisager de s'en éloigner, à la recherche d'un autre VMS dans le cadre d'une base de données nationale rationalisée. "Il y avait un certain nombre de fonctions qui n'étaient pas disponibles dans Volgistics et nous devions approfondir la question", se souvient Sue.

La sélection d'un VMS a impliqué une équipe de personnes, dont Sue, responsable nationale du bénévolat et du développement communautaire, des coordinateurs de bénévoles, des chefs d'équipe, des membres du département informatique et un spécialiste web de la communication, qui ont exploré trois VMS différents, dont Volunteer Impact.

Une évaluation des besoins a été réalisée par Sue en collaboration avec les coordinateurs de volontaires. Ils ont également organisé des discussions avec des collègues d'autres organisations qui utilisaient diverses méthodes de collecte de données.

En 2020, IHC a choisi l'édition Entreprise de Volunteer Impact, qui, selon Sue, lui permet de "diviser le Volontariat et le Développement communautaire en deux sous-comptes, ce qui permet aux administrateurs qui supervisent certains programmes de n'accéder qu'aux données relatives à ces programmes et aux volontaires, tout en me permettant, en tant que responsable nationale, d'accéder à tous les sous-comptes et de les superviser".

Pourquoi Volunteer Impact ?

Sue et Jane énumèrent les raisons qui ont conduit à la sélection de Volunteer Impact :

• La possibilité pour les bénévoles d'enregistrer leurs heures de façon indépendante est une fonctionnalité fantastique.
• Les possibilités accrues en matière d'établissement de rapports
• L'édition Entreprise de Volunteer Impact prend en charge la structure nationale d'IHC et permet de personnaliser les différents niveaux de privilèges administratifs.
• Diverses fonctions de communication (envoi de courriels et de modèles de courriels, envoi de textos, nouvelles, anniversaires, messages personnels, etc.)
• Une application permettant aux bénévoles de gérer leur engagement auprès d'IHC.

Télécharger l'étude de cas