HOSPICE de WICHITA FALLS

HISTORIQUE

L'Hospice of Wichita Falls a été fondé en 1985 avec pour mission de fournir "soins, espoir et soutien à tous lorsque la maladie menace la vie". "L'organisation est le premier et le seul hospice communautaire à but non lucratif de la région. Elle a été fondée avec l'aide de bénévoles et d'une subvention du club Kiwanis local. Au cours des dernières années, elle s'est considérablement développée, avec un recensement quotidien moyen (ADC) de 265 patients, desservant 12 comtés de l'ouest du nord du Texas, et s'est imposée comme une ressource indispensable pour la communauté.

L'organisation s'appuie sur un département de bénévoles composé de trois membres du personnel et de 189 bénévoles dévoués qui jouent un rôle essentiel dans divers domaines. Les bénévoles sont impliqués dans le soutien aux personnes en deuil, la pharmacie, la collecte de fonds, les installations, l'administration, la sensibilisation de la communauté, le programme pour les adolescents et les programmes de soutien aux enfants en deuil. Ils contribuent également à l'environnement accueillant du centre autonome de soins aux patients hospitalisés de l'hospice, en offrant un soutien aux patients et à leurs familles tout en aidant à des tâches telles que la lessive, la nutrition et le nettoyage. Les bénévoles apportent également leur soutien et leur compagnie aux patients à domicile et dans les établissements locaux.

L'Hospice of Wichita Falls accorde une grande importance à la contribution de ses bénévoles et s'efforce de créer un environnement accueillant et favorable pour les patients et leurs familles tout au long de leur parcours.

Darbi Glassburn est directrice des soins palliatifs et des services de bénévolat à l'Hospice de Wichita Falls. Elle travaille depuis neuf ans dans cette organisation à but non lucratif et fait partie intégrante de l'équipe de direction depuis cinq ans. Darbi trouve une immense joie à collaborer avec des bénévoles de divers horizons, tous unis par un objectif commun : aider l'Hospice of Wichita Falls à remplir sa mission, qui est de fournir des soins, de l'espoir et du soutien aux personnes confrontées à des maladies mortelles.

DÉFIS

Depuis plus de 30 ans, l'Hospice of Wichita Falls s'appuie principalement sur des systèmes manuels, tels que des dossiers papier et des feuilles de calcul Excel, pour gérer ses bénévoles et ses clients. Le processus de saisie des données dans plusieurs feuilles de calcul (dans le but d'organiser les informations par type de bénévolat), puis le transfert des données vers la feuille de calcul du service financier pour les rapports d'assurance qualité (QAPI) s'est avéré être un processus lourd et loin d'être idéal.

Darbi explique que la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des bénévoles (VMS) était envisagée depuis longtemps, mais que des obstacles tels que le coût et la peur du changement ne pouvaient être surmontés. Lorsqu'un courriel du service de développement de l'hospice a été envoyé à l'équipe de Mme Darbi pour lui demander des suggestions pour les demandes de subventions, cela a motivé l'équipe à donner la priorité à un changement de système. "Nous avions récemment fait l'objet d'un audit, et il est devenu évident que les dossiers du personnel, y compris ceux des bénévoles, devaient être mieux organisés et centralisés", se souvient Mme Darbi.

🔑 Principaux points douloureux :

• Plusieurs tâches étaient manuelles.
• Les rapports et les données n'étaient pas exacts.
• Il y avait beaucoup de temps perdu.

Lorsque Darbi a utilisé le calculateur de retour sur investissement pour déterminer combien de temps elle passait à fonctionner de cette manière, il a révélé qu'à elle seule, elle allait économiser environ 978 heures par an sur des tâches qui pourraient être automatisées grâce à une solution logicielle de gestion des volontaires.

Voici un aperçu du temps passé à effectuer différentes tâches avant d'utiliser Better Impact :

Données du calculateur de ROI

JOURNEE

L'Hospice of Wichita Falls a commencé à utiliser le logiciel COVID-19 en juin 2021, alors qu'il tentait de relever le défi de la communication avec les bénévoles qui n'étaient pas souvent présents au bureau.

Au cours de leur recherche, les services des bénévoles et de l'informatique ont joué un rôle crucial dans la sélection d'une solution de gestion des bénévoles et des clients. Une équipe de quatre personnes, composée de membres des deux départements, a été impliquée dans le processus de prise de décision. La combinaison de leur expertise et de leurs idées a permis de trouver la solution la plus adaptée à l'organisation.

L'équipe a suivi une approche systématique pour sélectionner le logiciel. Elle a commencé par effectuer des recherches approfondies en ligne pour identifier les options potentielles. Une fois qu'ils ont réduit leurs choix, les départements Volontaires et Informatique ont collaboré pour mettre en place des démonstrations pour les meilleurs candidats. Cela leur a permis d'évaluer les fonctionnalités et les caractéristiques de chaque système et de déterminer lequel répondrait le mieux aux besoins de leur organisation. Finalement, ils ont exploré trois systèmes différents de gestion des bénévoles et des clients avant de prendre leur décision finale.

Mise en œuvre

L'Hospice of Wichita Falls a commencé à utiliser Volunteer and Client Impact en octobre 2021.

Darbi se souvient que l'un des défis qui s'est présenté au cours de la phase de mise en œuvre a été de familiariser les bénévoles avec le processus d'enregistrement de leurs heures en utilisant le TimeClock (fonctions d'entrée et de sortie). "La mise en œuvre de nouvelles procédures s'est heurtée à une certaine résistance, car certains bénévoles préféraient utiliser des techniques traditionnelles telles que les notes manuscrites ou l'envoi de contributions par courrier électronique", explique M. Darbi. Cependant, la plupart des bénévoles ont bien accueilli le logiciel, note-t-elle, en particulier ceux qui étaient nouveaux dans l'organisation et qui n'avaient pas été exposés aux anciennes méthodes de fonctionnement de l'hospice. Dans l'ensemble, la transition a été réussie et les bénévoles se sont rapidement adaptés à l'approche plus efficace et rationalisée.

L'organisation travaille activement à l'élimination des dossiers papier au profit du stockage et de l'accès aux dossiers en ligne. "Cependant, malgré nos efforts, il semble qu'il reste toujours une petite quantité de papier. C'est là que Volunteer et Client Impact interviennent en tant que solutions globales, servant de guichet unique pour tous nos besoins", déclare Darbi.

Pourquoi Volunteer Impact ?

La décision de choisir Volunteer and Client Impact plutôt que d'autres options a été motivée par plusieurs facteurs clés. Le premier était l'interface conviviale qui s'est avérée bénéfique à la fois pour le personnel et les bénévoles. L'équipe de Darbi a également profité du service supplémentaire d'intégration offert par Better Impact pour migrer les informations relatives aux bénévoles dans le système. Cela a permis à l'hospice de se familiariser plus rapidement avec le nouveau logiciel et de s'aligner sur l'objectif de l'organisation, qui est de parvenir à une gestion électronique des dossiers. La disponibilité de diverses options de rapport et de communication a été très attrayante, de même que la conformité du logiciel avec les réglementations HIPAA afin de garantir la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.

Voici quelques-unes des fonctions préférées de Darbi concernant l'impact sur les volontaires et les clients :

• Formulaires de demande personnalisables permettant une sélection efficace des bénévoles.
• Leportail et l'application pour les bénévoles offrent une plateforme pratique permettant aux bénévoles d'accéder à des informations importantes sur le programme et de s'engager dans le système.
• Les bénévoles remplissent facilement des rapports sur les visites de patients en répondant à des champs de commentaires personnalisés après ces visites, ce qui nous aide à enregistrer et à rendre compte de ces rencontres critiques à l'aide du logiciel sécurisé.
• L'appariement des profils des bénévoles et des patients permet aux bénévoles d'avoir un accès confidentiel aux informations pertinentes concernant les patients qui leur sont assignés.