ANTECEDENTES
Establecida a principios del siglo XX como parte integral de la ayuda comunitaria facilitada a través de congregaciones locales, UnitingCare tiene el firme compromiso de fomentar una comunidad en la que las personas puedan "vivir la vida en toda su plenitud". En el corazón de su organización, el Equipo de Experiencia Voluntaria se dedica a ayudar a sus voluntarios y supervisores a adherirse a las mejores prácticas, aprovechar las capacidades de Better Impact, operar dentro de su marco de voluntariado y apoyar los esfuerzos de reclutamiento. Ofrecen una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen las tiendas minoristas Lifeline, la línea de atención telefónica Lifeline Crisis Support, Lifeline Bookfest, cuatro hospitales, Blue Care Aged Care Facility y Community Support, apoyo a la misión a través de la capellanía, y Family and Disability Services, con más de 8.000 voluntarios en todo Queensland, Australia.
UnitingCare es una parte fundamental de la red UnitingCare Australia, uno de los mayores proveedores de servicios sociales del país, que atiende a 1,4 millones de personas al año con una plantilla de más de 50.000 personas. Han mantenido este compromiso durante más de un siglo, luchando por un mundo mejor y defendiendo la justicia social por encima de las diferencias partidistas, basándose en las percepciones de su red y de las personas a las que sirven. Este entorno impulsado por su misión posiciona a UnitingCare Australia como uno de los principales defensores de la justicia social, comprometido con un futuro más brillante y equitativo para todos los australianos.
Victoria Bansey, Better Impact Volunteer Experience Lead en UnitingCare, se incorporó al equipo en noviembre de 2019. Su formación profesional abarca TI y Diseño Multimedia, con experiencia previa implementando con éxito Better Impact para un Programa de Refugiados en el sureste de Queensland. Victoria estaba particularmente entusiasmada por asumir la tarea de introducir Better Impact dentro de una organización considerable y basada en valores.
Antes de realizar la transición a Better Impact, la organización dependía principalmente de una anticuada base de datos Access que corría continuamente el riesgo de ser eliminada y de una multitud de hojas de cálculo para la gestión de los voluntarios.
RETOS
La organización se enfrentaba a varios retos antes de la transición a Better Impact. "Había muchas hojas de cálculo", recuerda Victoria. Su uso provocaba una considerable duplicación de datos en varios servicios, lo que daba lugar a una percepción sesgada del recuento de voluntarios. Debido a la falta de un sistema de gestión de voluntarios, la organización calculaba que contaba con más de 9.000 voluntarios. Con la introducción de Better Impact nos embarcamos en una limpieza de datos que nos dijo que teníamos menos de 5.000 voluntarios.
En 2019, después de que DJ Cronin se convirtiera en gerente del Equipo de Experiencia Voluntaria, notó que había tres áreas que necesitaban especial atención en la organización. La primera era el sistema de gestión de voluntarios. Las otras dos eran un Marco de Voluntariado para la Organización, así como un Plan de Reclutamiento.
Principales puntos débiles:
- Lucha para supervisar diversas operaciones, como hospitales, tiendas, grandes eventos, línea directa de crisis y servicios para familias y discapacitados, debido a la gran dispersión geográfica en Queensland y el Territorio del Norte.
- La coordinación del festival semestral Lifeline Bookfest en Brisbane exigió mucho trabajo, con problemas de comunicación para 1.500 turnos de 700 voluntarios que dependían de las cartas postales. El personal gestionaba las respuestas por teléfono o a vuelta de correo, y las asignaciones de turnos se controlaban manualmente en una hoja de cálculo, lo que afectó significativamente a la productividad del personal en los tres meses previos al evento.
- Ladependencia del papeleo contribuyó a que la información quedara desactualizada con frecuencia, lo que hizo que los supervisores trabajaran con datos incorrectos y los voluntarios tuvieran dificultades.
