Biblioteca del condado de Multnomah

ANTECEDENTES

La Biblioteca del Condado de Multnomah, la biblioteca pública más antigua de la Costa Oeste, ha sido una piedra angular del conocimiento y la comunidad desde su creación en 1864. Hoy en día, el sistema de bibliotecas incluye la Biblioteca Central y 19 sucursales de barrio, que ofrecen colectivamente una amplia gama de más de 2,8 millones de libros y otros recursos diversos. Como la mayor biblioteca pública de Oregón, la Biblioteca del Condado de Multnomah sirve a una parte significativa de la población del estado, proporcionando acceso a la información, la educación y el enriquecimiento cultural.

En un mes normal, la biblioteca cuenta con un gran número de voluntarios, entre 400 y 500 personas, tanto in situ como virtualmente. Durante los meses de verano, este número aumenta hasta aproximadamente 800 voluntarios, en gran parte debido al entusiasmo de los jóvenes que participan en el programa de Lectura de Verano. Estos dedicados voluntarios desempeñan diversas funciones, como dar clases particulares a jóvenes y adultos, ayudar a los estudiantes de inglés, facilitar programas públicos, proporcionar apoyo técnico e incluso entregar materiales de la biblioteca a los usuarios que no pueden visitarla en persona. Los voluntarios de la Biblioteca del Condado de Multnomah desempeñan un papel fundamental a la hora de enriquecer el acceso de la comunidad a recursos y oportunidades, desde la tutoría de jóvenes en espacios de creación hasta la orientación de personas en busca de empleo.

Liza J. Dyer, CVA, aporta más de 15 años de experiencia en los sectores público y sin ánimo de lucro, tanto a través del trabajo profesional como del voluntariado. Reside en Portland (Oregón) y trabaja como especialista en participación de voluntarios en la Biblioteca del Condado de Multnomah. Su función consiste en facilitar las conexiones entre las personas y la información, creando al mismo tiempo un mejor acceso a las experiencias de voluntariado. Liza está certificada en Administración de Voluntarios (CVA) y es ex-alumna de AmeriCorps.

Antes de realizar la transición a Better Impact, la organización gestionaba principalmente su programa de voluntariado utilizando otro sistema de gestión de voluntarios, complementado con hojas de cálculo exportadas para acceder a datos que no estaban fácilmente disponibles en el sistema.

RETOS

A pesar de contar con herramientas para gestionar a los voluntarios, Liza recuerda que ni el personal ni los voluntarios podían navegar fácilmente por el sistema, lo que no hacía más que generar frustración y pérdida de tiempo. Como explica Liza, "gran parte de ese trabajo recaía en el equipo de Servicios de Voluntariado. Esto incluía la introducción de datos de solicitudes y hojas de horas en papel, el registro del tiempo en nombre de los voluntarios que encontraban confuso el portal para voluntarios, la creación de informes para el personal y los voluntarios, etc.".

La rígida estructura del sistema significaba que sólo había una forma de hacer las cosas, por lo que el equipo no tenía más remedio que crear engorrosas soluciones alternativas. Para Liza, esto significaba "menos tiempo para que nuestro equipo realizara un trabajo más implicado, como la planificación estratégica, la captación meditada y la planificación del reconocimiento de los voluntarios durante todo el año". Estaba clarísimo: algo tenía que cambiar, y tenía que cambiar ya.

🗝️ Puntos débiles clave:

• Demasiadas soluciones para el sistema existente
• El sistema actual no era fácil de usar ni para el personal ni para los voluntarios.
• Se perdía mucho tiempo

Cuando Liza utilizó la calculadora de retorno de la inversión para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar unas 1.112 horas al año en tareas que podrían automatizarse mediante una solución de software de gestión de voluntarios.

A continuación se muestra un desglose del tiempo empleado en diversas tareas antes de utilizar Better Impact:

Datos de la calculadora ROI

VIAJE

A mediados de 2020, Liza y su equipo se embarcaron en un viaje para explorar soluciones de software de gestión de voluntarios (VMS). Con la mayoría de las actividades de voluntariado paralizadas debido a la pandemia, el equipo aprovechó la oportunidad para mejorar sus estrategias de captación de voluntarios. La iniciativa supuso un esfuerzo de colaboración, con aportaciones de varias partes interesadas, incluido el equipo de Servicios de Voluntariado, formado por cuatro personas, y personal de los departamentos de adquisiciones y TI de la Biblioteca y el Condado. "Más de 50 miembros del personal de apoyo a los voluntarios respondieron a una encuesta sobre lo que sería útil para ellos, porque se trataba de un producto que iban a utilizar", dice Liza.

Su viaje comenzó con una evaluación exhaustiva de las necesidades, seguida de una investigación exhaustiva de las opciones de VMS disponibles en el mercado. El equipo participó en demostraciones en directo y revisó vídeos pregrabados proporcionados por distintas empresas para conocer las funcionalidades de cada sistema. Además, realizaron entrevistas informativas con usuarios actuales de varias plataformas de VMS para recabar experiencias y recomendaciones de primera mano. Entre estas actividades, el equipo exploró varias soluciones de VMS, como Better Impact, Galaxy Digital, TimeCounts, Digital Cheetah y GivePulse, para evaluar su idoneidad y compatibilidad con los requisitos de la organización.

A lo largo del proceso de exploración, que duró un año, el equipo siguió una serie de pasos en paralelo, esforzándose por encontrar una solución que no sólo respondiera a sus necesidades inmediatas, sino también a sus objetivos a largo plazo.

Implementación

La implementación de Impacto Voluntario en la Biblioteca del Condado de Multnomah llevó dos años, desde la investigación inicial hasta la finalización del contrato. En 2022, Liza y su equipo empezaron a utilizar Volunteer Impact, dedicando tiempo a formar al personal y a los voluntarios y a integrar las nuevas funciones en sus operaciones. Su cuidadoso enfoque garantizó una transición fluida y un uso eficaz de Volunteer Impact desde el principio.

Por qué Volunteer Impact y Client Impact

Liza y su equipo eligieron finalmente Volunteer Impact como su nuevo VMS por varias razones. Volunteer Impact no sólo incluía todas las características esenciales en las que confiaban con su sistema anterior, sino que también ofrecía muchas funcionalidades adicionales de su lista de deseos. Liza explica que "a la mayoría de las otras opciones de VMS que estudiamos les faltaba una función crucial o tenían un coste prohibitivo". Otro factor clave en su decisión fue la red de bibliotecas públicas que utilizaban Volunteer Impact. Esta red de apoyo integrada proporcionó un recurso inmediato para las mejores prácticas, la resolución de problemas y las experiencias compartidas, lo que resultó muy valioso para el equipo. "Contar con una comunidad de otras bibliotecas públicas que ya utilizaban Volunteer Impact nos dio confianza y apoyo desde el principio", señaló Liza.

El equipo valoró especialmente tres características específicas de Volunteer Impact:

• Capacidad de elaboración de informes: Les permitió realizar un seguimiento y un análisis detallado de las actividades de voluntariado, lo que resultó crucial para su planificación estratégica y la evaluación del impacto.
• Campos personalizados: Permitían adaptar el sistema a sus necesidades específicas, garantizando que todos los datos pertinentes pudieran capturarse y utilizarse eficazmente.
• Herramientas de comunicación: Facilitaron una interacción fluida con los voluntarios, mejorando el compromiso y la coordinación.

Todas estas características hicieron de Volunteer Impact la opción ideal para Liza y su equipo, ya que se ajustaba perfectamente a sus necesidades operativas y a sus objetivos futuros.

Lecciones aprendidas

A lo largo de todo el proceso de implantación de Volunteer Impact, la principal lección aprendida por Liza es la importancia de mantener una estrecha colaboración con los departamentos de finanzas, compras e informática. "Asegúrate de estar en sintonía con los departamentos de finanzas, compras e informática", recalcó Liza. subrayó Liza. Estos departamentos proporcionaron un apoyo esencial para navegar por los complejos procedimientos y normas internos, garantizando un proceso de implantación más fluido y eficiente.