Territorio Central del Ejército de Salvación

ANTECEDENTES

El Ejército de Salvación, una organización internacional con sede en Londres, existe para atender las necesidades de las personas de cualquier manera posible en el nombre de Jesús. Su presencia en el Territorio Central de Estados Unidos, que atiende a comunidades de 11 estados del Medio Oeste - Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, Dakota del Norte, Dakota del Sur y Wisconsin, forma parte de un esfuerzo mundial por hacer el bien. El Territorio Central es uno de los cuatro territorios de EE.UU. Los otros territorios de EE.UU. son el Oeste, el Sur y el Este.

Las divisiones son áreas funcionales de servicio de los territorios del Ejército de Salvación. En los Estados Unidos hay 36 divisiones, y el Territorio Central supervisa ocho de ellas. Los centros de culto y servicio están incluidos en las divisiones. Estos son los centros donde se presta un verdadero servicio comunitario a los clientes, que pueden ser cualquier persona a la que el Ejército de Salvación presta servicios, lo que incluye pero no se limita a: los pobres, las personas sin hogar, los adictos, los ancianos, los jóvenes, las familias, los adultos, los encerrados, los aislados y los que huyen de la persecución/trata de personas.

En el transcurso de 15 años, Rob Bonesteel involucró a voluntarios en todos los niveles del Ejército de Salvación, culminando en su papel como Director de Servicios de Voluntariado. En este puesto, su oficina era responsable de la política y la administración de 150.000 voluntarios en 11 estados y 300 oficinas locales. Además de su trabajo con el Ejército de Salvación, Rob siente una gran pasión por la profesión del voluntariado, lo que incluye su participación y liderazgo a nivel local, estatal y nacional en los Estados Unidos, entre otros cargos, como presidente de la Asociación de Administradores de Voluntarios de Chicago Metropolitano, presidente del programa de la Conferencia de Administración de Voluntarios de Illinois y presidente de la Asociación de Líderes en Voluntariado.

Antes de cambiar a un sistema de gestión de voluntarios (VMS) en 2007, el Territorio Central del Ejército de Salvación gestionaba a los voluntarios principalmente utilizando papel, hojas de cálculo Excel, un servicio de comprobación de antecedentes basado en papel y una base de datos interna hecha a medida que realizaba un seguimiento de las personas a las que se les prohibía ser voluntarios/trabajar con el Ejército de Salvación.

RETOS

Según Rob, no hubo un único momento decisivo que llevara al Ejército de Salvación al punto de tomar la decisión de adoptar un VMS, pero la gestión de voluntarios en varios estados con papel y Excel presentaba un sinfín de retos que afectaban al personal y al propio programa.

Principales puntos débiles:

• Prácticas deficientes en la presentación de informes
• Puntualidad y exactitud de la información
• Retrasos en la tramitación de las solicitudes
• Seguimiento de los voluntarios que querían/intentaban ser voluntarios en varios lugares
• Seguridad de los datos
• Tiempo del personal dedicado a tareas administrativas innecesarias o repetitivas.

Los efectos negativos se tradujeron en un cultivo, desarrollo y reconocimiento deficientes de los voluntarios dentro de la organización. La falta de formación y reconocimiento adecuados de los voluntarios provocó falta de motivación, menores niveles de compromiso y, en última instancia, un aumento de las tasas de rotación. Esto no sólo perturbó la estabilidad de la organización, sino que también incrementó los gastos necesarios para contratar y formar a nuevos voluntarios que cubrieran las carencias de los que se habían marchado.

Cuando Rob utilizó la calculadora de retorno de la inversión para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 11.620 horas al año en tareas que podrían automatizarse mediante una solución de software de gestión de voluntarios.

A continuación se muestra un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a diversas tareas antes de utilizar Better Impact:

Datos de la calculadora ROI

TRAYECTORIA

Rob recuerda que "el proceso comenzó antes de que me hiciera cargo de los esfuerzos de compromiso voluntario del Ejército de Salvación. Creo que la investigación comenzó en algún momento de 2004/2005. Fui introducido en el proceso en junio de 2007, y me involucré activamente en octubre de 2007".

En el momento en que Rob se involucró, 11 personas estaban ayudando activamente a seleccionar un VMS. "Los directores voluntarios de cada una de las oficinas estatales, yo mismo y mi supervisor, el Subsecretario de Programas del Territorio Central", explica Rob.

Se realizó una evaluación de las necesidades, con una encuesta a cada uno de los directores estatales de voluntarios. A lo largo de un año se hicieron varias demostraciones: una para los responsables de la toma de decisiones, otra para el personal clave de la implementación y otra general para las oficinas estatales. "Desconozco si se hicieron referencias, aunque sí sé que se consideraron varios sistemas de software antes de tomar una decisión y presentar un presupuesto", dice Rob. Uno de ellos era Volgistics, que en aquel momento era el mayor software de gestión de voluntarios. Además, el Territorio Central del Ejército de Salvación estaba considerando construir un sistema interno a medida.

Implementación

Los procesos internos de la organización se dirigían de arriba abajo y no incluían al personal de primera línea hasta que comenzó la implementación. En retrospectiva, Rob piensa que "si yo hubiera sido el responsable del proceso de evaluación y adquisición, lo habría convertido en un proceso más transparente que hubiera contado con la participación de múltiples niveles y de todo tipo de partes interesadas. De este modo, la transición y la adopción del software habrían sido más rápidas y sencillas".

En 2007, el Territorio Central del Ejército de Salvación comenzó a utilizar Volunteer Impact.

Por qué Volunteer Impact

Para Rob, las tres razones principales por las que se eligió Volunteer Impact fueron

• Precio
• Facilidad de uso
• Nivel/Calidad del servicio al cliente

Lecciones aprendidas

A partir de su experiencia, Rob tiene estos consejos y palabras de aliento para compartir con aquellos que se embarcan en su propio viaje de selección de un VMS

1. Si está buscando un VMS, ya ha dado el primer paso, y el más difícil, al reconocer que hay formas de mejorar sus esfuerzos de participación voluntaria. La siguiente opción es decidir cuál es la herramienta o el sistema que mejor se adapta a su organización.
2. Recuerde que, independientemente de la herramienta o el sistema que elija para implantarlo con éxito, tendrá que evaluar y cambiar su forma de hacer las cosas. Esto es bueno. Aceptar esta verdad facilitará la implantación.
3. Por último, involucre a tantas voces y partes interesadas como sea razonablemente posible. Cuanta más gente participe en las fases de evaluación, prueba y aplicación, más rápido y fácil será el proceso de adopción. A la mayoría de la gente no le gusta el cambio, sobre todo si no siente que tiene el control. Cuanto más minimice los efectos del cambio y proporcione mecanismos de retroalimentación, más fácil le resultará a su organización.

Resultados

No hay una sola historia que pueda resumir lo que Volunteer Impact ha hecho para mejorar el compromiso de los voluntarios y los servicios de los programas. Sin embargo, para Rob algunos de los principales resultados son:

• Un sistema de software centralizado y en línea mejora la eficacia de la recopilación de datos y la precisión de los informes de datos, lo que permite a la dirección tomar decisiones mejores y más informadas.
• Mejora la experiencia del voluntario porque se reduce significativamente el tiempo de tramitación y los voluntarios que regresan ya no tienen que volver a solicitar su admisión desde cero porque el personal no se entera del papeleo.
• Se mejora el cultivo de voluntarios porque es más fácil encontrar a los que han indicado su deseo de una mayor implicación, y proporciona un medio más eficaz de comunicarse con esas personas.
• Disponer de medios para implicar a los voluntarios también conduce a una reducción de la rotación, lo que reduce la cantidad de tiempo y dinero necesarios para la contratación y mantiene una mejor retención de los conocimientos de la organización.

Con la adición de Volunteer Impact, las puntuaciones de satisfacción de los sistemas utilizados, la eficiencia en el papel, y la eficacia, también, mejoraron en gran medida, como se evidencia a continuación, y el Territorio Central del Ejército de Salvación siente que sus datos están más seguros.