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El proyecto Auckland

Estudio de caso

ANTECEDENTES

El Proyecto Auckland es un conjunto único de atracciones patrimoniales, galerías, jardines y parques. Creado como organización benéfica de regeneración, utiliza el arte, el patrimonio y la cultura para impulsar el cambio a largo plazo en la ciudad de Bishop Auckland, situada en el condado de Durham (Reino Unido). Antaño una próspera ciudad mercantil que se enfrentó a las penurias del declive económico tras la caída de la industria minera, ahora aspira a establecerse como un floreciente destino turístico patrimonial. La misión del proyecto se centra en ofrecer experiencias atractivas que enriquezcan la mente, el cuerpo y el espíritu tanto de los visitantes como de la comunidad local, garantizando que la cautivadora historia de Bishop Auckland cobre vida.

Con una visión que sitúa a las personas en el centro, The Auckland Project colabora estrechamente con la comunidad, esforzándose por crear un futuro próspero en el que abunden la esperanza y las oportunidades. A través de sus atracciones históricas, galerías, espacios naturales, ofertas culinarias, vibrantes eventos y cómodos alojamientos, The Auckland Project muestra a los turistas la sorprendente y rica historia de Bishop Auckland. El compromiso de la organización con la participación de la comunidad y la conservación de los lugares históricos, junto con los beneficios generados, allana el camino hacia un futuro mejor para la ciudad, garantizando su renacimiento y vitalidad sostenida.

Michele Armstrong participa activamente en el sector del voluntariado desde 1993, y su pasión por él es innegable. Desde 2016, ocupa el cargo de Jefa de Voluntariado en The Auckland Project. Un momento destacado de su mandato en The Auckland Project fue su comisión de servicio de dos años como responsable de casting de voluntarios para Kynren, un espectáculo nocturno que cuenta con un elenco de 1.000 personas. A pesar de no ser originaria del noreste, Michele ha desarrollado un fuerte apego a esta región y ahora considera el condado de Durham su hogar.

Antes de adoptar una solución de software de gestión de voluntarios (VMS), The Auckland Project utilizaba predominantemente hojas de cálculo junto con el correo electrónico y formularios de solicitud en papel para gestionar a sus voluntarios. Michele introdujo Volunteer Impact en su organización en 2020 y reconoce que le ha cambiado la vida.

RETOS

Antes de cambiar a Volunteer Impact, surgieron retos clave, como el error humano y la dependencia de los rumores, debido al uso de rotaciones en papel, lo que dio lugar a la aparición de una industria artesanal centrada en la gestión de los horarios de los voluntarios. Michele explica que "confiábamos en la vieja y buena hoja de cálculo y en la información sobre voluntarios almacenada y etiquetada en un sistema de recursos humanos, lo que dificultaba la recuperación de datos. Además, el proceso de extracción implicaba una hoja de cálculo a medida con tablas dinámicas, que sólo conocía una persona de la organización". Esta configuración desajustada creó un escenario altamente dependiente e ineficaz.

El momento decisivo que impulsó a la organización a realizar un cambio en las operaciones se produjo cuando los miembros del personal empezaron a atribuir la falta de fiabilidad de los voluntarios a errores humanos; antes no eran conscientes de que eran los propios procesos existentes los que no eran fiables. Esta toma de conciencia coincidió con el periodo de bloqueo de Covid, que brindó la oportunidad de explorar enfoques de trabajo alternativos. "La pandemia reforzó la necesidad de gestionar a los voluntarios de otra manera, y la formación en línea se hizo necesaria", recuerda Michele.

🔑 Puntos de dolor clave:

  • La gestión de los voluntarios se convirtió en un trabajo muy duro
  • Las prácticas y sistemas existentes creaban graves ineficiencias
  • Los datos eran a menudo objeto de error
  • El registro de las horas de voluntariado carecía de gobernanza
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"Nuestro antiguo sistema [hojas de cálculo] era una pesadilla y quitaba tiempo a mucha gente. Había muchas razones para buscar algo diferente".
- Michele Armstrong

Cuando Michele utilizó la calculadora de retorno de la inversión para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que ella sola iba a ahorrar unas 1.180 horas al año en tareas que podrían automatizarse mediante una solución de software de gestión de voluntarios.

A continuación se muestra un desglose del tiempo empleado en diversas tareas antes de utilizar Better Impact:

Datos de la calculadora ROI

Better Impact Calculator City of Plano

Total estimado de horas ahorradas

Valor del tiempo ahorrado

ROI con el nuevo software

1,180

£25,528

1,601%

VIAJE

En el proceso de selección de una solución VMS participaron personas clave, entre ellas Michele como Jefa de Voluntarios, su director y el Jefe de TI. Todos ellos participaron en el proceso de toma de decisiones, y recuerdan que consideraron y evaluaron entre dos y tres opciones diferentes.

Para determinar el VMS más adecuado, el equipo siguió una serie de pasos:

  1. Se basó en referencias y opiniones de colegas.
  2. Debatió las opciones a través de redes como Heritage Volunteer Group y habló con usuarios locales del software.
  3. Leyó reseñas de software.
  4. Utilizar los diversos recursos del sitio web de Better Impact para obtener más información sobre el producto (vídeos de demostración, tutoriales, etc.).
  5. Se inscribió en un programa de prueba de 30 días ofrecido por Better Impact, que se amplió para garantizar que el Proyecto Auckland pudiera llevar a cabo su evaluación exhaustiva.

Tras estos pasos iniciales, el equipo tomó la decisión de seleccionar Volunteer Impact; concretamente, la edición estándar, que era la que mejor se adaptaba a sus necesidades. Con el tiempo, The Auckland Project pasó a la Edición Enterprise, ya que las necesidades cambiaron con el tiempo, lo que permitió al equipo aprovechar las capacidades adicionales para operar su programa.

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"Cuando solicitamos una prórroga del periodo de prueba, Better Impact se mostró increíblemente complaciente y nos concedió el tiempo adicional que necesitábamos para evaluar Volunteer Impact. Ese nivel de apoyo resultó ser muy útil".
- Michele Armstrong

Implementación

Michele implementó la Edición Estándar de Volunteer Impact en agosto de 2020, y reconoce que ha mejorado significativamente su vida laboral. Aprovechando el apoyo y la experiencia del equipo de Better Impact, The Auckland Project pudo realizar la transición al nuevo sistema sin problemas y aprovechar todo su potencial.

Con el tiempo, a medida que los departamentos crecían, pasaron a la edición Enterprise de Volunteer Impact. Michele explica que "otros jefes de departamento, como el de Jardines y Parques, manifestaron su interés por incorporarse a la plataforma. Ahora, también estamos reclutando activamente voluntarios para Jardines y Parques". La belleza del sistema reside en su capacidad para tener administradores a distintos niveles".

Por qué Volunteer Impact

"Después de interactuar con Daniel, el asesor de ventas de software de Better Impact, y con el equipo de incorporación de Better Impact", explica Michele, "me gustó el hecho de que puedes hacer una pregunta en el sistema [función de chat] o puedes enviar un correo electrónico a alguien. El equipo de Better Impact es un gran apoyo". A pesar de trabajar a distancia, debido a la situación de bloqueo, Michele se sintió muy apoyada por su socio tecnológico - Better Impact - lo que contribuyó a una experiencia positiva.

Estas son algunas de las principales razones por las que Michele eligió Volunteer Impact en lugar de cualquier otra solución de VMS:

  • Volunteer Impact es muy buena en términos de relación calidad-precio y se ajustaba al presupuesto.
  • Fácil de implantar. El proceso de implementación fue más fácil al consolidar toda la información de los voluntarios en una hoja de cálculo y confiársela a Better Impact. Cargaron eficazmente todo el conjunto de datos y generaron nombres de usuario y contraseñas para todos los voluntarios, lo que simplificó la configuración inicial.
  • El equipo de Better Impact fue de gran ayuda. Esto desempeñó un papel crucial no sólo en la aceptación de este nuevo sistema por parte del personal y los voluntarios del Proyecto Auckland, sino también en la configuración del sistema hasta su puesta en marcha.

Estas son algunas de las funciones favoritas de Michele de Volunteer Impact:

  • Programación. Es increíblemente cómodo. Puedes crear plantillas sin esfuerzo, añadir turnos e incluso modificar el número de voluntarios necesarios para cada turno. Las posibilidades con la programación son abundantes. Una vez que tus voluntarios se familiarizan con tus requisitos específicos y empiezan a explorar oportunidades, apuntarse se convierte en un juego de niños.
  • Campos de opinión. Esto permite a los voluntarios proporcionar información valiosa al registrar sus horas, incluyendo la calificación de su satisfacción de su papel de voluntario en una escala de 1 a 5 y compartir su experiencia en general.
  • Módulos de aprendizaje electrónico. Nos salvaron la vida, sobre todo cuando tuvimos que reanudar las operaciones después de Covid. En lugar de impartir en persona cursos de concienciación sobre salud y seguridad, igualdad y diversidad y otros módulos esenciales, utilizamos Volunteer Impact para impartirlos en línea. A los voluntarios les gusta tener vídeos.
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"Con el uso de módulos de eLearning dentro de Volunteer Impact, hemos adaptado nuestras formaciones presenciales para que se presenten en formato de vídeo. Esto ha hecho avanzar el modelo de operaciones de toda la organización en lo que se refiere a formación y aprendizaje continuo."
- Michele Armstrong

Lecciones aprendidas

Al reflexionar sobre su propio proceso de elección de una solución VMS, Michele recomendaría a las organizaciones que se embarcan en su propio viaje VMS que se reúnan con usuarios reales de los sistemas que su organización está considerando, en lugar de confiar únicamente en los materiales de venta o las demostraciones de los proveedores de software. Conversando con otros usuarios y aprendiendo de ellos, las organizaciones pueden comprender mejor cómo se utiliza el sistema en la práctica. Este conocimiento personal puede ofrecer una perspectiva beneficiosa sobre la eficacia y adecuación del sistema a sus necesidades específicas.

El consejo de Michele subraya la importancia de buscar activamente experiencias y opiniones del mundo real para orientar el proceso de toma de decisiones.

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" Recomendaría absolutamente un periodo de prueba del software, como hicimos con Volunteer Impact".
- Michele Armstrong

Resultados

Desde que se pasó a Volunteer Impact, The Auckland Project ha utilizado el tiempo ahorrado de formas impactantes. Han desarrollado métodos mejorados para relacionarse con los voluntarios, lo que ha permitido establecer relaciones más sólidas y un mayor sentido de comunidad. Esto les ha proporcionado más tiempo para el pensamiento estratégico y el desarrollo de programas, permitiéndoles innovar y alinear sus esfuerzos con su misión.

Con el uso de Volunteer Impact Enterprise Edition, los responsables de la gestión de la participación de los voluntarios en los diferentes departamentos de The Auckland Project tienen ahora acceso a una amplia gama de herramientas y a un sistema eficiente, lo que les permite ofrecer programas de voluntariado excepcionales.

Better Impact Secure
El Proyecto Auckland considera que sus datos están más seguros con Volunteer Impact. El software ofrece sólidas medidas de seguridad y protocolos para salvaguardar la información confidencial de los voluntarios y la organización. Confían en la capacidad del sistema para proteger sus datos, lo que les permite centrarse en sus objetivos principales sin preocuparse por posibles fallos de seguridad.

Sentimientos finales

A los compañeros que puedan tener dudas a la hora de embarcarse en la búsqueda de una solución de VMS, Michele les ofrece estas palabras de ánimo: no se necesitan conocimientos avanzados de TI.

En su lugar, subraya la importancia de utilizar el pensamiento crítico y partir de ahí.

Acudir a la dirección en busca de apoyo en las primeras fases del proceso y discutir las ventajas de una solución VMS específica frente al uso de hojas de cálculo o sistemas de recursos humanos/donantes puede ayudar a superar la resistencia al cambio.

El impacto positivo en la organización y en los voluntarios infundirá un sentimiento de orgullo por los avances logrados gracias a la adopción de un sistema de gestión de proyectos.

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"Volunteer Impact ha tenido un impacto tremendo en términos de ahorro de tiempo. También ofrece diversas formas de apoyar a los voluntarios, lo que nos permite gestionar un mayor número de voluntarios y ser flexibles con los que tenemos. Con Volunteer Impact, el valor del tiempo pasa a ser incalculable porque los voluntarios pueden elegir comprometerse una vez cada quince días o una vez al mes. Nuestro lema se ha convertido en 'ofrecemos oportunidades, pero les damos la opción de apuntarse'. Abrazamos la flexibilidad y reconocemos que sólo somos una pequeña parte de la vida de nuestros voluntarios".
- Michele Armstrong

Descargar el estudio de caso

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