IHC Nueva Zelanda

ANTECEDENTES

IHC fue fundada en 1949 por un grupo de padres que querían un trato igualitario por parte de los sistemas educativo y sanitario para sus hijos con discapacidad intelectual. Presionaron para que se crearan servicios de apoyo comunitarios para sus hijos como alternativa a las grandes instituciones estatales. Hoy en día, IHC es el mayor proveedor de servicios para personas con discapacidad intelectual de Nueva Zelanda y es único entre los proveedores de servicios en el sentido de que ha mantenido un fuerte enfoque de defensa como parte de su actividad principal.

El programa de voluntariado de IHC se creó en 2006 y ha crecido con el tiempo hasta convertirse en una parte fundamental de las actividades benéficas de IHC. La oportunidad de desarrollar un programa de voluntariado surgió a raíz de que las personas con discapacidad intelectual expresaran su deseo de contar en su vida con un acompañante no remunerado y no familiar; en pocas palabras, anhelaban tener un amigo.

El programa de amistad de IHC consiste en emparejar a voluntarios y amigos en función de sus intereses comunes. Es una actividad individual y no de grupo. El programa está disponible en toda Nueva Zelanda y, en las regiones en las que no hay un coordinador de voluntarios, los solicitantes se dirigen a la iniciativa i-Volunteer, surgida en respuesta a los cierres de COVID-19. Esta iniciativa funciona totalmente en línea, poniendo en contacto a amigos y familiares. Esta iniciativa funciona totalmente en línea, reuniendo a amigos para juegos virtuales, visitas a museos, charlas e incluso paseos por parques virtuales.

Sue Kobar, Directora Nacional de Voluntariado y Desarrollo Comunitario de IHC, junto con Jane Peoples, Administradora de la Base de Datos de Voluntariado y Desarrollo Comunitario, explican que antes de pasar a las soluciones de software de Better Impact, el programa de amistad de IHC dependía principalmente de Google Docs y Volgistics para la gestión de voluntarios, antes de cambiar a Volunteer Impact. Por otro lado, el programa Family-Whanau -que implica a enlaces comunitarios que conectan a las familias con los servicios necesarios- utilizaba inicialmente hojas de cálculo de Excel y más tarde adoptó Clarety, antes de cambiar finalmente a Member Impact.

RETOS

El momento decisivo que impulsó a IHC a iniciar cambios en el sistema surgió cuando el departamento de Voluntariado y Desarrollo Comunitario experimentó un aumento significativo del número de programas que debía supervisar. Esto les motivó a intensificar su juego tecnológico e implementar una nueva solución de software de gestión de voluntarios (VMS).

Sue y Jane explican que, aunque estaban satisfechas con su VMS anterior, era necesario introducir ciertas mejoras para conseguir beneficios incrementales.

🗝️ Puntos débiles clave:

• Seguridad de los datos
• Tiempo dedicado a tareas administrativas, como el proceso de solicitud.
• Comunicación
• Precisión de los datos

TRAYECTORIA

Cuando Sue se incorporó a IHC en 2012, los coordinadores de voluntarios utilizaban cinco hojas de cálculo de Google Docs, y la introducción de datos era bastante repetitiva. Por aquel entonces, IHC empezó a explorar otras opciones, y eligieron Volgistics. Sue recuerda: "Ya había utilizado Volgistics antes y opté por algo que conocía".

Aunque Volgistics estaba en funcionamiento en 2019, el equipo empezó a explorar la posibilidad de abandonarlo en busca de un VMS alternativo como parte de una base de datos nacional racionalizada. "Había una serie de funciones de las que no disponíamos en Volgistics y necesitábamos investigarlo más a fondo", recuerda Sue.

La selección de un VMS implicó a un equipo de personas, entre ellas Sue como Directora Nacional de Voluntariado y Desarrollo Comunitario, Coordinadores de Voluntariado, jefes de equipo, miembros del Departamento de TI y un especialista en web de Comunicaciones, que exploraron tres VMS diferentes; uno de ellos era Volunteer Impact.

Sue llevó a cabo una evaluación de las necesidades en colaboración con los coordinadores de voluntariado. También mantuvieron conversaciones con colegas de otras organizaciones que utilizaban diversos métodos de recopilación de datos.

En 2020, IHC eligió la edición Enterprise de Volunteer Impact, que Sue elogia por permitirles "dividir Voluntariado y Desarrollo Comunitario en dos subcuentas; de este modo, los administradores que supervisan determinados programas sólo pueden acceder a los datos de sus programas y voluntarios, mientras que yo, como Directora Nacional, puedo acceder y supervisar todas las subcuentas".

Por qué Volunteer Impact

Sue y Jane enumeran algunas razones que les llevaron a elegir Volunteer Impact:

• La posibilidad de que los voluntarios registren sus horas de forma independiente es una característica fantástica.
• Las mayores opciones de elaboración de informes
• La edición Enterprise de Volunteer Impact es compatible con la estructura nacional de IHC y permite distintos niveles personalizables de privilegios administrativos.
• Varias funciones de comunicación (correo electrónico y plantillas de correo electrónico, mensajes de texto, noticias/cumpleaños/mensajes personales, etc.)
• Una aplicación para que los voluntarios gestionen su compromiso con la IHC

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