HOSPICE de WICHITA FALLS

ANTECEDENTES

Hospice of Wichita Falls se fundó en 1985 con la misión de proporcionar "Atención, esperanza y apoyo para todos cuando la enfermedad amenaza la vida". "La organización es el primer y único hospicio comunitario sin ánimo de lucro de la zona, y se fundó con la ayuda de voluntarios y una subvención del club Kiwanis local. En los últimos años, ha crecido significativamente, con un Censo Medio Diario (CMP) de 265 pacientes, servicio a 12 condados del oeste del norte de Texas, y se ha establecido como un recurso indispensable para la comunidad.

La organización depende de un Departamento de Voluntarios formado por tres miembros del personal y 189 voluntarios entregados que desempeñan un papel fundamental en diversas áreas. Los voluntarios participan en el apoyo al duelo, la farmacia, la recaudación de fondos, las instalaciones, la administración, la extensión a la comunidad, el programa para adolescentes y los programas de apoyo al duelo para niños. También contribuyen a crear un ambiente acogedor en el centro independiente de cuidados hospitalarios del hospicio, ofreciendo apoyo a los pacientes y a sus familias mientras ayudan en tareas como la lavandería, la nutrición y la limpieza. Los voluntarios también proporcionan apoyo y compañía a los pacientes en casa y en instalaciones locales.

Hospice of Wichita Falls valora mucho la contribución de sus voluntarios y se esfuerza por crear un entorno acogedor y de apoyo para los pacientes y sus familias a lo largo de su viaje.

Darbi Glassburn es la Directora de Cuidados Paliativos y Servicios de Voluntariado de Hospice of Wichita Falls. Lleva nueve años trabajando en esta organización sin ánimo de lucro y forma parte del equipo directivo desde hace cinco años. Darbi encuentra una inmensa alegría en la colaboración con voluntarios de diversos orígenes, todos unidos por el objetivo común de apoyar a Hospice of Wichita Falls en el cumplimiento de su misión de proporcionar atención, esperanza y apoyo cuando se enfrentan a enfermedades que amenazan la vida.

RETOS

Durante más de 30 años, Hospice of Wichita Falls se ha basado principalmente en sistemas manuales, como registros en papel y hojas de cálculo Excel, para gestionar a sus voluntarios y clientes. El proceso de introducir datos en múltiples hojas de cálculo (con el fin de organizar la información por tipo de voluntariado) y luego transferir los datos a la hoja de cálculo del departamento financiero para los informes de control de calidad (QAPI) resultó ser un proceso engorroso y poco ideal.

Darbi explica que se había estado hablando de implantar una solución de software de gestión de voluntarios (VMS), pero el coste y el miedo al cambio eran obstáculos que había que superar. Cuando el Departamento de Desarrollo del hospicio envió un correo electrónico al equipo de Darbi solicitando sugerencias para la presentación de subvenciones, el equipo se vio motivado para dar prioridad a un cambio en los sistemas. "Nos habían hecho una auditoría recientemente y se hizo evidente que los expedientes de personal, incluidos los de los voluntarios, necesitaban un sistema más organizado y centralizado", recuerda Darbi.

Principales puntos débiles:

• Varias tareas eran manuales.
• Los informes y los datos no eran precisos.
• Se perdía mucho tiempo.

Cuando Darbi utilizó la calculadora de retorno de la inversión para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que ella sola iba a ahorrar unas 978 horas al año en tareas que podrían automatizarse mediante una solución de software de gestión de voluntarios.

A continuación se muestra un desglose del tiempo empleado en diversas tareas antes de utilizar Better Impact:

Datos de la calculadora ROI

VIAJE

Hospice of Wichita Falls comenzó su andadura con el software COVID-19 en junio de 2021, cuando intentaban superar el reto de comunicarse con voluntarios que no acudían con frecuencia a la oficina.

Durante su búsqueda, los departamentos de Voluntariado y TI desempeñaron un papel crucial en la selección de una solución de Gestión de Clientes y Voluntarios. Un equipo de cuatro personas participó en el proceso de toma de decisiones, formado por miembros de ambos departamentos. Su experiencia y conocimientos combinados fueron decisivos para encontrar la solución más adecuada para su organización.

El equipo siguió un planteamiento sistemático para seleccionar el software. Empezaron por realizar una amplia investigación en línea para identificar posibles opciones. Una vez reducidas las opciones, los departamentos de Voluntariado y TI colaboraron para organizar demostraciones de los mejores candidatos. Esto les permitió evaluar las funciones y características de cada sistema y determinar cuál se adaptaba mejor a las necesidades de su organización. Finalmente, exploraron tres sistemas diferentes de gestión de voluntarios y clientes antes de tomar su decisión final.

Implementación

Hospice of Wichita Falls comenzó a utilizar Volunteer and Client Impact en octubre de 2021.

Darbi recuerda un desafío que se presentó durante la fase de implementación, fue familiarizar a los voluntarios con el proceso de registrar sus horas utilizando el TimeClock (capacidades de entrada y salida). "Hubo cierta resistencia a implantar nuevos procedimientos, ya que algunos voluntarios preferían utilizar técnicas convencionales como las notas manuscritas o el envío de contribuciones por correo electrónico", explica Darbi. Sin embargo, la mayoría de los voluntarios recibieron bien el programa, sobre todo los que eran nuevos en la organización y no conocían los métodos de trabajo anteriores. En general, la transición fue un éxito y los voluntarios se adaptaron rápidamente a un enfoque más eficiente y racionalizado.

La organización está trabajando activamente para eliminar la dependencia de los archivos en papel en favor del almacenamiento y el acceso a los archivos en línea. "Sin embargo, a pesar de nuestros esfuerzos, siempre parece quedar una pequeña cantidad de papel. Ahí es donde Volunteer y Client Impact entran en juego como soluciones integrales, sirviendo de ventanilla única para todas nuestras necesidades", dice Darbi.

Por qué Impacto Voluntario

La decisión de elegir Volunteer and Client Impact frente a otras opciones se debió a varios factores clave. El más importante fue la facilidad de uso de la interfaz, que ha demostrado ser beneficiosa tanto para el personal como para los voluntarios. El equipo de Darbi también aprovechó el servicio adicional de incorporación, ofrecido por Better Impact, para migrar la información de los voluntarios al sistema. Esto ayudó al hospicio a adaptarse más rápidamente al nuevo software y se alineó con el objetivo de la organización de conseguir un registro electrónico. La disponibilidad de varias opciones de informes y comunicación fue muy atractiva, así como el cumplimiento por parte del software de la normativa HIPAA para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información sensible.

Estas son algunas de las funciones favoritas de Darbi para Voluntarios e Impacto en el Cliente:

• Formularios de solicitud personalizables que permiten una selección eficaz de los voluntarios.
• El portal de voluntarios y la aplicación proporcionan una plataforma práctica para que los voluntarios accedan a información importante del programa y se comprometan con el sistema.
• Los voluntarios rellenan fácilmente los informes sobre las visitas a los pacientes respondiendo a los campos de comentarios personalizados tras estas visitas, lo que nos ayuda a registrar e informar sobre estos encuentros críticos utilizando el software seguro.
• Vinculación de los perfiles de los voluntarios con los de los pacientes, lo que permite a los voluntarios acceder de forma confidencial a información específica sobre los pacientes asignados.

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