Sociedad de cuidados paliativos Foothills Country

ANTECEDENTES

Foothills Country Hospice Society (FCHS) proporciona cuidados personalizados y compasión a adultos con enfermedades terminales y a sus seres queridos. Fundada por un grupo de ciudadanos que reconocieron la necesidad de un hospicio en su región rural al sur de Calgary (Alberta) a mediados de los años noventa, la junta fundadora llevó a cabo diversas tareas, como la recaudación de fondos y la educación y participación de la comunidad, para hacerla realidad. El apoyo de la comunidad creció con el tiempo, y FCHS acogió a su primer paciente en 2008.

En su entorno rural de ocho camas y 13.500 pies cuadrados, diseñado para ofrecer un ambiente tranquilo y reconfortante a los pacientes y sus familias, el hospicio proporciona tratamiento experto del dolor y los síntomas, bienestar emocional y espiritual, y apoyo en el duelo a los seres queridos y a los miembros de la comunidad en duelo. Cuenta con una media de 100 voluntarios que desempeñan un papel esencial en todas las áreas de los cuidados paliativos y de duelo y son la columna vertebral de la mayoría de los programas del hospicio. Gracias a la dedicación y el duro trabajo del personal y los voluntarios, FCHS sigue proporcionando un ambiente de cuidado y dignidad a las personas a las que asiste.

Bonnie Palmer se unió a FCHS en 2008. Después de trabajar en una variedad de funciones en el hospicio, encontró su camino a la gestión de voluntarios en 2017.

Durante los primeros días, FCHS rastreaba a los voluntarios y registraba manualmente sus horas utilizando papel y hojas de cálculo. Sin embargo, después de reconocer la necesidad de una herramienta en línea, el hospicio introdujo el sistema Track It Forward, que funcionó bien durante un tiempo, pero finalmente se descubrió que era inadecuado para sus necesidades.

RETOS

Antes de implantar Volunteer Impact, la gestión del programa de voluntariado en el FCHS era todo un reto, sobre todo en términos de gestión del tiempo. Cuando Bonnie se incorporó a FCHS, no existía ningún sistema real para gestionar a los voluntarios, y rápidamente se dio cuenta de que había una importante carencia tecnológica en el programa. Aunque más tarde empezaron a utilizar Track It Forward como sistema de seguimiento de las horas de voluntariado, seguía sin ser suficiente. Bonnie recuerda "mantener una gran hoja de cálculo además del sistema Track It Forward para realizar el seguimiento de las horas de voluntariado. Sacar estadísticas de voluntarios para la financiación de subvenciones era más difícil de lo que me daba tiempo".

Se dedicaba tanto tiempo a la gestión diaria de las estadísticas y la programación de los voluntarios que quedaba poco margen para el desarrollo de programas. Además, el sistema de programación de voluntarios requería mucho tiempo de Bonnie, ya que los voluntarios a menudo llamaban o enviaban correos electrónicos sobre sus horarios, y ella llevaba notas separadas sobre los planes de vacaciones de los voluntarios.

Puntos débiles clave:

• La copia manual de datos de un sistema a otro daba lugar a una duplicación de la introducción de datos que consumía mucho tiempo de limpieza.
• Losvoluntarios no eran capaces de gestionarde forma autosuficiente sus propios perfiles u horarios, lo que obligaba al personal a emplear su tiempo en telefonear o enviar correos electrónicos a los voluntarios.
• Los informes no eran sólidos y se tardaba más tiempo del que disponía el personal en elaborar las estadísticas de los voluntarios y los datos necesarios para la financiación de las subvenciones.
• Laformación era ineficaz debido a que los cursos requeridos para todo el personal y los voluntarios se impartían en papel y de forma fragmentada.
• Las notas de trabajo social y de duelo se registraban en papel y se guardaban en carpetas, lo que dificultaba la comunicación con los clientes.

Cuando Bonnie utilizó la ROI Calculator para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar unas 1.268 horas al año en tareas que podrían automatizarse mediante una solución de software de gestión de voluntarios.

A continuación se muestra un desglose del tiempo empleado en diversas tareas antes de utilizar Better Impact:

VIAJE

Bonnie, como Coordinadora de Servicios de Voluntariado, supervisó la selección de una nueva solución de software de gestión de voluntarios (VMS). Se evaluaron tres sistemas de software por su potencial para satisfacer las necesidades del hospicio. El proceso comenzó con una evaluación de las necesidades por parte de Bonnie.

Una vez identificadas las necesidades, se solicitó un presupuesto, seguido de una demostración del software. A continuación, el equipo procedió a probar el software mediante un periodo de prueba práctica y, por último, habló con referencias familiarizadas con el software antes de decidirse por el VMS de Better Impact: Volunteer Impact.

Más adelante en el proceso, cuando surgió la necesidad de una solución de software para gestionar a los clientes, Bonnie y un trabajador social siguieron los mismos pasos que Bonnie siguió para seleccionar Volunteer Impact: evaluación de necesidades, presupuesto, demostración y prueba, antes de elegir Client Impact como el más adecuado para sus necesidades.

"Para nosotros era muy importante disponer de un sistema mejor para no pasar todo este tiempo dando marcha atrás y averiguando lo que habíamos hecho el año pasado".

- Bonnie Palmer

Implementación

FCHS comenzó a utilizar Volunteer Impact en enero de 2018, y a principios de 2021 añadió Client Impact.

A Bonnie le resultó fácil integrar Client Impact con Volunteer Impact, dado que los voluntarios ya estaban familiarizados con este último. Combinar ambos sistemas de software fue una elección lógica para ella. Además, los voluntarios se adaptaron rápidamente al módulo de software adicional, lo que agilizó el proceso de transición.

Antes de la implantación de Client Impact, todas las notas y gráficos de trabajo social se realizaban en papel en el FCHS, lo que dificultaba la consulta de clientes anteriores en caso de necesidad. Del mismo modo, todos los voluntarios de duelo anotaban sus interacciones en papel, lo que dificultaba la obtención de estadísticas para subvenciones y el posterior contacto con un cliente. Según Bonnie, "con las soluciones integradas de Better Impact (Volunteer and Client Impact), ahora disponemos de un sistema digital eficaz para registrar y realizar el seguimiento de las interacciones, lo que facilita enormemente la gestión y recuperación de los datos de los clientes".

En 2020, cuando se produjo la pandemia de Covid, los módulos de aprendizaje electrónico de Volunteer Impact (para la formación en línea) resultaron ser un complemento muy bien acogido para el funcionamiento del programa del FCHS. Bonnie explica: "Necesitábamos convertir rápidamente todas nuestras formaciones para que fueran en línea, incluidas las del personal clínico que tiene formación obligatoria anual. Añadimos a todos los empleados a Volunteer Impact, y nuestro educador clínico añadió todas las formaciones de los empleados al sistema". Aunque hemos vuelto a las operaciones presenciales, FCHS sigue pensando que la utilización de módulos de aprendizaje electrónico dentro de Volunteer Impact es la forma más eficaz de proporcionar formación a voluntarios y empleados.

Por qué Volunteer y Client Impact

Estas son algunas de las características favoritas de Bonnie de Volunteer and Client Impact:

• Los formularios de admisión personalizables para clientes y voluntarios garantizan que estamos recopilando todos los datos que podemos necesitar para la financiación de subvenciones.
• Posibilidad de tomar notas tanto para los trabajadores sociales como para los voluntarios, con sencillas opciones de elaboración de informes.
• Plataforma segura para la información de los clientes.

Para Bonnie y su equipo, la decisión de elegir Volunteer and Client Impact frente a otras opciones se basó en:

• Valor
• La seguridad, ya que son un proveedor de servicios contratado por Alberta Health Services.
• El módulo de aprendizaje electrónico para la formación en línea de voluntarios y personal.
• Informes sencillos sobre las horas aportadas, los encuentros con clientes y la información del perfil personal.
• Lafacilidad de uso, especialmente para los voluntarios de más edad que no suelen utilizar ordenadores.

Lecciones aprendidas

Años después de la implantación de los módulos de voluntarios y clientes, la FCHS sigue buscando formas de utilizar mejor las soluciones para sus necesidades cambiantes y continuas. Por ejemplo, hace poco añadieron un campo en la pestaña de "registro" de clientes para registrar la fecha de la primera llamada telefónica/conexión para un mejor seguimiento.

Bonnie ofrece estas palabras de aliento a sus colegas que pueden ser aprensivos para iniciar su propio viaje de encontrar un VMS adecuado a sus necesidades:

• El cambio y la configuración pueden parecer un proceso desalentador, pero Better Impact ofrece un gran sistema de apoyo para cualquiera de sus preguntas o desafíos.
• Reconozca que lo que necesita ahora puede ser diferente de lo que necesitará dentro de 5 años, y eso está bien.
• Con las soluciones flexibles de Better Impactsiempre hay margen para el cambio y la adaptación.

RESULTADOS

Con el Impacto en los Voluntarios y los Clientes ahora bien en juego dentro de las operaciones de FCHS, han logrado varios objetivos, tales como:

• Comprometerse con los voluntarios con más frecuencia.
• Centralizar la información para un acceso y una elaboración de informes más cómodos.
• Tener más confianza en la seguridad de sus datos en comparación con su sistema anterior.
• Además, con el tiempo ahorrado desde la implantación de estas dos soluciones, FCHS ha desarrollado activamente nuevos programas y ha ampliado los existentes en la comunidad.
• El personal también está logrando un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Bonnie ha experimentado varios cambios notables gracias al uso de Volunteer and Client Impact, entre ellos:

• Racionalizar la impartición de formación obligatoria y optimizar las finanzas.
• Asignar fondos previamente reservados para la formación de los empleados a programas de formación de "lista de deseos" que antes no podían ofrecer como organización sin ánimo de lucro.
• Mejorar la gestión de datos centralizando todas las notas de trabajo social y el registro de interacciones en una ubicación segura.
• Rastrear fácilmente las interacciones de los voluntarios para mejorar los informes de subvenciones.
• Desarrollar nuevos programas y ampliar los existentes en la comunidad.

Con un socio tecnológico fiable en el que apoyarse - Better Impact - y herramientas adecuadas para el trabajo - Volunteer and Client Impact - FCHS puede centrar el tiempo del personal en alcanzar los objetivos de desarrollo de programas y expansión comunitaria, gracias al ahorro de tiempo y a la reasignación y utilización de ese tiempo.

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